Wahlmanagement

Vorsicht ist besser als Nachsicht – so sagt man jedenfalls. Und besonders bei sensiblen Themen wie dem eigenen Wahl-Management sollte man sich gut vorbereiten. Hierfür ist es ratsam, eine:n kompetente:n Wahlmanager:in im Team zu haben, der:die alles Wichtige im Blick behält. Was ein:e solche:r Wahlmanager:in mitbringen sollte und worauf Sie bei der Besetzung einer solchen Position achten müssen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Als Anbieter für Online-Wahlen haben wir von POLYAS tagtäglich mit verschiedensten Personen Kontakt, die Wahlen organisieren. Ab und zu werden wir auch von unseren Kund:innen gefragt, wer das Projekt bestmöglich intern oder extern betreuen sollte. Aus diesem Grund möchten wir ein bisschen mehr über die besten Eigenschaften von Wahlmanager:innen erzählen.

Bei der Planung von (Online-)Wahlen gibt es viel zu beachten: Von der Kalkulation der Wahlkosten, über die Anzahl der Wähler:innen bis hin zur Festlegung des Wahlverfahrens und des Wähler:innenverzeichnisses – es gilt viele Dinge vorzubereiten, damit am Tag der Wahl nichts schief geht. Ein:e Wahlmanager:in kann natürlich nicht all diese Dinge alleine vorbereiten, er oder sie ist ein wichtiges Bindeglied zwischen den unterschiedlichen Abteilungen bzw. der am Wahlmanagement beteiligten Personen Ihrer Organisation. Deshalb ist er oder sie die perfekte Mischung aus Projektmanager:in und Datenaufbereiter:in.

Fünf unverzichtbare Fähigkeiten für Wahlmanager:innen

Wenn Sie eine:n Wahlmanager:in bestimmen oder einstellen möchten, der:die Ihre Wahl oder Abstimmung organisiert, sollte diese:r folgende Fähigkeiten mitbringen:

  • Teamfähigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Organisationsfähigkeit
  • Analytisches Denken
  • Flexibilität

Teamfähigkeit & Kommunikationsfähigkeit

Wie eingangs erwähnt, fungiert ein:e Wahlmanager:in als Bindeglied zwischen unterschiedlichen Stakeholdern bei der Wahlplanung. Hier gilt es die Bedürfnisse der unterschiedlichen Gruppen zu identifizieren und zu analysieren, um die daraus möglicherweise entstehenden Konflikte abzuwenden. Der:die Wahlmanager:in steuert und überwacht hierbei während der Projektlaufzeit die Schritte der Wahlplanung. Dieser Prozess wird auch Stakeholder-Management genannt.

Wahlplanung

Wahlplanung (Bild: Canva)

Der:die Wahlmanager:in kommuniziert z. B. mit unterschiedlichen Abteilungen wie dem Marketing, dem Controlling und der Personalabteilung. Diese erstellen die Wahlmaterialien, berechnen die Wahlkosten und erfassen die Wahlberechtigten für das Wählerverzeichnis. All diese Informationen und Daten laufen bei der:dem Wahlmanger:in zusammen, welche:r sie dann bündelt und aufbereitet.

Ebenso arbeitet der:die Wahlmanager:in mit der Wahlleitung bzw. dem Wahlausschuss oder dem Wahlvorstand zusammen. Diese klären rechtliche Voraussetzungen für die Wahl wie z. B. die Prüfung der Wahlordnung, der Wählbarkeit von Kandidat:innen und des Wahlverfahrens sowie der Überprüfung des Wahlrechtes der Wähler:innen.

All diese Informationen müssen mit den Informationen zu den Wahlberechtigten aus der Personalabteilung zusammengeführt werden, was uns zur nächsten wichtigen Fähigkeit bringt: dem Organisationstalent.

Um Projekte im POLYAS Online-Wahlmanager gemeinsam mit mehreren Abteilungen zu bearbeiten, nutzen Sie unser Feature „Projekte gemeinsam verwalten“. Mehr Informationen dazu >

Organisationsfähigkeit

Um die Informationen effizient aufzubereiten und an die richtigen Beteiligten weiter zu verteilen, gilt es, alle Einflussfaktoren der Wahl im Blick zu haben und zu wissen, was wann erledigt sein muss.

Für solche Zwecke erstellt der:die Wahlmanager:in einen Wahlkalender, welcher alle wichtigen Fristen und Einflussfaktoren festhält und strukturiert. Die Erstellung eines solchen Kalenders erfordert zudem, einen Überblick über die unterschiedlichen Zusammenhänge der Wahlplanung zu haben und diese im Kalender zu berücksichtigen.

Für den Kalender sind unter anderem die folgenden Informationen relevant:

Wahlkalender

Wahlkalender (Bild: Canva)

  • Wann müssen die Wähler:innen die Wahlinformationen erhalten?
  • Welche Redaktionsschlüsse oder Zeiten für eventuelle Druckaufträge müssen eingehalten werden?
  • Wann muss ich mich um das (Online) Wahlsystem kümmern?
  • Wann muss ich eine Testwahl durchführen?
  • Welche Feiertage oder Urlaubstage gilt es zu beachten?

Ebenso wichtig ist es, den Wahltag bzw. den Wahlzeitraum im Blick zu haben. Ein:e Wahlmanager:in muss auch stets Vorlaufzeiten bei der Weiterverteilung von Informationen und Arbeitsaufträgen beachten.

Es gilt, den Informationsfluss stets aufrecht zu erhalten und zu wissen, wer welche Informationen braucht. Denn ist das Marketing gut informiert (bspw. über das Profil der Kandidat:innen), sind auch die Wähler:innen gut informiert und können besser Entscheidungen treffen.

Mehr zur Erstellung von Wahlkalendern lesen Sie hier >

Analytisches Denken

Auch analytisches Denken ist wichtig, um die gesammelten Daten zur Wahl in einem Wähler:innenverzeichnis und in Stimmzetteln zusammenzufassen.

  • Wer ist aktiv wahlberechtigt, wer nur passiv?
  • Wer ist wählbar (z. B. laut Vereinssatzung)?
  • Und wer darf für welche Abstimmungspunkte abstimmen?

Ebenso nützlich sind Kenntnisse in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel sowie logisches Denken für das Festlegen von Wähler:innengruppen. Darüber hinaus sind Kenntnisse im Bereich Politikwissenschaften, insbesondere im Wahlrecht und in den unterschiedlichen Wahlformen von Vorteil, sofern Ihr:e Wahlmanager:in an der Erstellung der Stimmzettel beteiligt ist.

Flexibilität im Wahlmanagement

Ebenso wichtig wie die Organisationsfähigkeit des Wahlplanungsprozesses ist die Flexibilität bei einem eventuellen Worst Case.

Die Wahlleitung fällt aus oder die Wahlbenachrichtigungen wurden nicht vollständig zugestellt. Was nun? Ein:e Wahlmanager:in muss für einen solchen Fall gewappnet sein und einen Notfallplan entworfen haben.

Dieser sollte alle wichtigen Ansprechpartner für die unterschiedlichen Themenfelder enthalten sowie wer wann informiert werden muss. Zudem sollte er für alle an der Wahlplanung beteiligten Personen zugänglich sein und die Auswirkungen auf die Wahl berücksichtigen.

Ein:e gute Wahlmanager:in ist bereits vor Beginn des Wahlzeitraums auf alle eventuellen Pannen vorbereitet und weiß, was in welchen Fall getan werden kann.

Mehr zu Risikoplanung

Rundum, ein:e Wahlmanager:in muss ein kreatives und flexibles Multitalent sein, das auch in Stresssituationen Herr bzw. Frau der Lage bleibt und den Überblick behalten muss. Aber wie heißt es so schön: Nach der Wahl ist vor der Wahl. Somit gehört zum Job des:der Wahlmanager:in auch, Pannen zu akzeptieren und aus ihnen zu lernen, damit die nächste Wahl (noch) besser wird.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, mit POLYAS eine größere Wahl durchzuführen, unterstützt Sie beim Prozess der Wahlplanung – Erstellung der Stimmzettel und Aufsetzen der Wahl – natürlich auch gerne ein:e Election Managerin von POLYAS. Diese braucht im Idealfall einen Gegenpol auf Kund:innenseite, welcher benötigte Informationen weiterleitet und Zwischenergebnisse prüft – die:der Wahlmanager:in.

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Category

Digitale Demokratie, Digitale Verwaltung, Online-Wahl, Wahlmanagement

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