2020 ist wohl kein Jahr, das leicht in Vergessenheit geraten wird. Auch das POLYAS Team wurde durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie besonders gefordert. Doch schnell wurde klar: Die Mitbestimmung darf nicht auf Eis gelegt werden, nie war der Bedarf an digitaler Demokratie größer.

Im März 2020 war es auch für POLYAS soweit: Das gesamte Team begab sich ins Home Office. Zwar war das für die einzelnen Mitarbeiter:innen keine völlig neue Situation, POLYAS ermöglichte auch schon vorher regelmäßig die Arbeit im Home Office. Doch das gesamte Unternehmen über Chats und Videokonferenzen digital zu organisieren, war auch für POLYAS eine neue Herausforderung. Teammeetings oder eine Neuauflage des Anwenderforums mussten vorerst auf Eis gelegt werden. Doch da die digitale Infrastruktur bereits vorhanden war, stellte sich das Team schnell auf die neue Situation ein.

Self Service wird 2020 stark ausgebaut

Die Corona-Pandemie brachte 2020 aber auch noch eine andere Auswirkung mit sich: Die Nachfrage nach Online-Wahlen stieg stark an. POLYAS hat darauf auf verschiedene Weise reagiert. Zunächst wurde ein regelmäßiger digitaler Kurs zum Online Wahlmanager eingerichtet, in dem die Funktionsweise des Tools erklärt wurde und Kunden ihre Fragen adressieren konnten. Die einzelnen Teams, von der Entwicklung über den Sales bis hin zum Marketing, wurden im Laufe des Jahres personell aufgestockt.

Zudem wurde ein völlig neues Team gegründet: das Support Team, das sich ausschließlich um eingehende Kundenanfragen kümmert. Die Möglichkeit des Self Services – also die eigenständige Einrichtung von Online-Wahlen und Live Votings – wurde während des Jahres konsequent verfolgt. Dafür richtet POLYAS ein neues Hilfecenter ein, in dem mit Anleitungen und Video Tutorials erklärt wird, wie man eine Online-Wahl oder ein Live Voting erstellt.

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Zwei neue POLYAS Produkte

Das neue POLYAS Live Voting, dessen Entwicklung im Januar gestartet war, ist seit Oktober 2020 im Self Service verfügbar. Mit dem Live Voting lassen sich digitale Wahlen und Abstimmungen auf Veranstaltungen online umsetzen – egal ob diese vor Ort oder rein digital stattfinden. Inzwischen lassen sich beim Live Voting sogar Wählergruppen und Stimmgewichtungen abbilden – Features, die von zahlreichen Kunden nachgefragt wurden.

Und noch ein weiteres neues Produkt konnte POLYAS an den Markt bringen: die Nominierungsplattform. Mit dem neuen Tool lässt sich die Kandidatenkür vollständig online umsetzen, Wahlvorschläge werden digital eingereicht. Auch die Nominierungsplattform ist seit Ende des Jahres im Self Service verfügbar. Durch die Etablierung der beiden neuen Produkte konnte der Plattformcharakter des Online-Wahlmanagers gestärkt werden.

Weiterhin wurden im POLYAS Online-Wahlmanager zahlreiche neue Funktionen und Features zur Verfügung gestellt, von denen hier nur die wichtigsten aufgezählt werden können:

  • Anbinden von UniWahl an den Online-Wahlmanager: Hochschulen, die ihre Urnen-Wahlen bisher mit UniWahl umgesetzt haben, können Ihre Daten nun ganz einfach in den Online-Wahlmanager übertragen.
  • Feature Eidesstattliche Erklärung: Dieses Feature löst den Bedarf vieler Kunden, von den Wahlberechtigten eine Identitätsbestätigung zu erhalten.
  • Rechnungen können für Nutzer des Self Services nun automatisch aus dem Online-Wahlmanager generiert werden.

Banken, Kommunen und Kirchen wählen online

Neben einer Vielzahl neuer Nutzer im Self Service, konnte POLYAS dieses Jahr auch einige namenhafte Kunden gewinnen, wie zum Beispiel die Europäische Bank für Wiederaufbau und Entwicklung (EBRD). Genossenschaften – darunter sehr viele Banken – hielten 2020 rund 120 Online-Vertreterversammlungen mit POLYAS ab. Und die Gemeinde Stahnsdorf führte als erste Kommune Deutschlands eine Online-Bürgerbefragung mit POLYAS durch.

Das Erzbistum Freiburg wählte seine Pfarrgemeinderäte im Frühjahr mit 1,6 Millionen Wahlberechtigten online und konnte so einen kompletten Einbruch der Wahlbeteiligung verhindern, der aufgrund der Corona-Pandemie sonst zu befürchten gewesen wäre. Die GEMA, die bereits seit 2017 mit POLYAS wählt, setzte ihre Mitgliederversammlung im September vollständig digital um – mithilfe unseres neuen Live Votings. Auch die GI (Gesellschaft für Informatik), die seit Jahren mit POLYAS online wählt, besuchte POLYAS für die Auszählung nicht wie in den Jahren zuvor, sondern hielt diese rein online ab. Und die niederländische Pilotengesellschaft VNV (Vereniging Nederlandse Verkeersvliegers) ging nach zwei Jahren der individuellen Betreuung durch POLYAS nun einen Rahmenvertrag ein.

Umzug und Zusammenhalt

Und noch eine Aufgabe musste aus dem Home Office gemanaged werden: Das POLYAS Team in Berlin zog im Juni 2020 vom Stadtteil Mitte nach Friedrichshain. In kleinen Task Forces organisierte POLYAS den Umzug und die Einrichtung des neuen Büros. Die neuen Räumlichkeiten bieten viel Platz für das wachsende POLYAS Team und versetzen das Unternehmen in die Möglichkeit, kleinere Kundenevents in Berlin umzusetzen, sobald die Corona-Pandemie überstanden ist.

Die vielleicht beste Nachricht am Ende des Jahres: Bei allen Umstellungen und trotzt der großen Auslastung hat das POLYAS Team fest zusammengehalten, um allen Herausforderungen zu begegnen. Es bahnt sich ein Wandel an: Rückblickend könnte sich 2020 einst als das Jahr herausstellen, in dem sich die digitale Demokratie etabliert hat.