Für die Einführung von Online-Wahlen an Hochschulen muss die Wahlleitung einige Vorbereitungen im Vorfeld treffen und die relevanten Stakeholder im Haus einbinden, damit der Wahlablauf reibungslos vonstatten geht. In dem folgenden Beitrag erfahren Sie, was Sie für die Planung Ihrer Online-Hochschulwahl wissen müssen.
Sobald Sie an Ihrer Hochschule die Entscheidung für die Online-Wahl mit POLYAS getroffen haben, bestimmen Sie, wie ihr Wahlprozess aufgebaut sein soll und legen Ihr Wahlverfahren fest. So ist zum Beispiel die Kombination aus Online-Nominierung und Online-Wahl möglich. Mit einer vorgelagerten Online-Nominierung werden Kandidaten nominiert, die anschließend online gewählt werden können.
Alle Stakeholder einbinden
Bevor Sie die Einführung der Online -Wahl tatsächlich operativ umsetzen können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Ansprechpersonen informieren und in den Entscheidungsprozess aktiv einbinden. Setzen Sie daher frühestmöglich einige Termine, in denen Sie Ihr Vorhaben erklären und für Rückfragen ansprechbar sind.
Die Perspektiven auf die Wahl, die Sie berücksichtigen sollten, sind gemäß unserer Erfahrung:
- Student:innen, insbesondere Mitglieder der studentischen Gremien und dem Asta
- Verwaltungsmitarbeiter:innen aus den Bereichen Recht, IT, Kommunikation
- Alle aktiven gewählten Mitglieder der amtierenden Gremien
- Wissenschaftliche Mitarbeiter:innen und Professor:innen, insbesondere aus den Fachbereichen Recht und Informatik.
Indem Sie diese Personen an dem Prozess beteiligen und aktiv ihre Meinungen und Fragen einholen, steigern Sie die Akzeptanz des Ergebnisses.
Rechenzentrum für die Online-Hochschulwahl einbinden
Für die Online-Wahl an Hochschulen bietet sich die Online-Stimmabgabe per SecureLink über einen geschützten Mitgliederbereich (Intranet) an. Dank des SecureLinks müssen keine personenbezogenen Daten übertragen werden, sodass das Wählerverzeichnis in Ihrem Haus verbleibt. Mit dem SecureLink wird nur eine anonyme, eindeutige Kennung für die jeweiligen Wahlberechtigten übertragen, im POLYAS Wahlsystem ist lediglich ein Pseudonym hinterlegt.
Für die Implementierung des SecureLinks stellt POLYAS eine technische Dokumentation sowie eine detaillierte Anleitung für das Rechenzentrum zur Verfügung.
Auch die Verfasste Studierendenschaft des Karlsruher Instituts für Technologie hat mit POLYAS die Online-Stimmabgabe per SecureLink ermöglicht. Jetzt den Erfahrungsbericht lesen!
Komplexe Gremienwahlen einfach online umsetzen
Hochschulwahlen sind gekennzeichnet durch eine hohe Anzahl verschiedener Statusgruppen und dementsprechend komplexer Stimmzettel-Wählergruppen-Kombinationen. Der POLYAS Online-Wahlmanager hilft der Wahlleitung durch Ballot Codes dabei, stets den Überblick über die korrekte Zuordnung zu behalten. Die Vielzahl von Stimmzetteln für die wählbaren Gremien kann auf drei Wegen in das POLYAS System hochgeladen werden:
- Upload via Excel Upload: Eine Excelvorlage kann mit allen Stimmzettelinformationen inkl. Titel, Statusgruppe, Wahlregeln etc. befüllt werden und wird anschließend in den POLYAS Online-Wahlmanager hochgeladen
- Import aus UniWahl: Die Schnittstelle zwischen POLYAS und UniWahl ermöglichen einen komfortablen Import und Export von Stimmzetteln und Wahlergebnissen. UniWahl ist ein universelles Programm zur Verwaltung von Gremienwahlen an Hochschulen mit vielen Wählergruppen und Stimmzetteln.
- Import aus der POLYAS Nominierungsplattform: Wenn Sie vorab die Kandidatenkür mit POLYAS online organisiert haben und die Nominierungsphase abgeschlossen ist, können Sie die finalen Kandidaten in die Online-Wahl transferieren.
Das POLYAS Online-Wahlsystem ist dafür designed, für genau diese Anwendungsfälle größtmögliche Erleichterung zu bieten. So werden den Wahlberechtigten genau diejenigen Stimmzettel mit dem Stimmrecht angezeigt, das im Wählerverzeichnis hinterlegt wurde. Die korrekte Konfiguration kann vorab durch die Wahlleitung in einer kostenlosen Testwahl überprüft werden.
Über Datenschutz informieren
Für die Erfüllung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung schließt POLYAS mit Ihrer Hochschule eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ab, die für den Einsatz von Online-Wahlen optimiert ist.
Hier AVV einsehen und herunterladen >
POLYAS arbeitet EU-DSGVO-konform und hat mit allen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsvereinbarungen abgeschlossen, dies betrifft u.a. die Hostingdienstleister, E-Mailprovider und andere eventuell an der Wahldurchführung beteiligten Dienstleister.
