Das POLYAS Hilfecenter

Eine Online-Wahl im POLYAS Online-Wahlmanager einzurichten funktioniert in drei wesentlichen Schritten: Stimmzettel erstellen, Wählerverzeichnis hochladen, Wahl starten. Doch die POLYAS Online-Wahl kann weitaus mehr als das. Zahlreiche Features erweitern die Online-Stimmabgabe. Damit unsere Kunden jederzeit selbstständig unser Tool für kleinere Abstimmungen bis hin zu komplexeren Wahlen nutzen können, haben wir ein Hilfecenter eingerichtet, das Antworten auf alle möglichen Fragen rund um die Online-Wahl gibt. Peter Schraeder erzählt mehr dazu im Interview.

Peter Schraeder, Online-Redakteur bei POLYAS, hat in den vergangenen Monaten intensiv an dem Konzept für das POLYAS Hilfecenter gearbeitet.

Peter, welche Idee steckt hinter dem neuen POLYAS Hilfecenter?

Die Idee dahinter ist, dass Kunden selbstständig auf kurzem Weg Hilfe erhalten sollen, ohne dass sie erst Kontakt mit POLYAS aufnehmen müssen. Viele Kunden möchten ihre Wahlen eigenständig einrichten. Dazu zählen zum Beispiel Vereine, verschiedene Hochschulgremien, Verbände oder Unternehmen. Für diese Kunden ist das Hilfecenter gedacht. Für alle Organisationen, die einige hundert bis wenige tausend Wahlberechtigte haben, eignet sich der Self Service im POLYAS Online-Wahlmanager hervorragend.

Wie ist der Hilfebereich strukturiert?

Alle Themen rund um das selbstständige Erstellen einer Online-Wahl sind auf einer Website aufgelistet, damit man direkt findet, wonach man sucht.

Bei welchen Elementen und Schritten einer POLYAS Online-Wahl wird hier geholfen?

Peter Schraeder, Online-Redakteur bei POLYAS

Die Konzeption des POLYAS Hilfecenters haben wir gemeinschaftlich in der Redaktion erarbeitet. Die Grundidee dabei war, schon vor dem eigentlichen Erstellen der Wahl anzusetzen, weil Kunden häufig auch Fragen zur Vorbereitung einer Wahl haben. Zum Beispiel: Wann sollte man mit der Planung beginnen? Oder: Welche Rechtsgrundlage brauche ich in meiner Organisation für die Online-Wahl?

Ein weiteres Element bilden Informationen zu den Basisfunktionen der POLYAS Online-Wahl: Stimmzettel, Wählerverzeichnis, der Versand der Wahleinladungen und alles, was dazu gehört: Wählergruppen erstellen, Testwahlen durchführen, Wahlbeteiligung einsehen, das Wahlergebnis herunterladen sowie den Wahlzeitraum wählen. Wie die Stimmabgabe funktioniert, ist ebenfalls im Hilfecenter beschrieben.

Die Features zur POLYAS Online-Wahl bilden das nächste Element. Im Hilfecenter haben wir schon eine breite Auswahl an Features beschrieben. Der Hilfebereich wird aber weiter ausgebaut, insbesondere der Feature-Bereich wird laufend erweitert.

Diese Features werden schon jetzt im Hilfebereich vorgestellt:

  • Freitextfeld im Stimmzettel (Write-In-Funktion)
  • Mehrsprachige Wahl
  • Bilder im Stimmzettel (Kandidatenfotos)
  • Individuelles Design
  • Individuelle Wählerkommunikation
  • Wahlerinnerung
  • Individuelle Stimmzettelformatierungen
  • Online-Wahl per Intranet (SecureLink-Funktion)
  • POLYAS Komplettservice

Welche weitere Unterstützung ist im Hilfecenter zu finden?

Innerhalb des Hilfecenters haben wir auf einigen Unterseiten Screencasts zu verschiedenen Schritten der Wahleinrichtung erstellt. Screencasts sind kurze Videos – maximal eine Minute lang – in denen die Schritte der Wahleinrichtung auf dem Bildschirm demonstriert werden. Alle Videos kann man auch auf unserem Vimeo-Kanal finden.

Darüber hinaus geben wir im Hilfecenter auch den Hinweis auf unseren kostenlosen Online-Kurs. Einmal wöchentlich bietet POLYAS ein einstündiges Online-Seminar an, indem wir im ersten Teil alle wesentlichen Schritte der Online-Wahl erklären und demonstrieren. Im zweiten Teil können die Kunden dann ihre individuellen Fragen stellen. Der Kurs ist sehr gut besucht. Unsere Product Ownerin Elisa Utterodt präsentiert das Tool, während ich den Kurs moderiere.

Für die Zukunft ist geplant, eine Aufzeichnung des Webinars im Hilfecenter zur Verfügung zu stellen. So können Interessierte und Kunden jederzeit nachverfolgen, wie die Wahleinrichtung in der Praxis funktioniert.

Das Hilfecenter ist ganz einfach auf unserer Website zu finden und auch an allen wichtigen Stellen im Online-Wahlmanager verlinkt, damit einem während der Erstellung der Online-Wahl alles nötige Wissen an die Hand gegeben wird.

Die POLYAS Online-Wahl kann intuitiv im Self Service erstellt werden. Das Hilfecenter dient zur Unterstützung bei der Wahleinrichtung.

Welche Bereiche im Hilfecenter werden künftig weiter ausgebaut?

  1. Der Feature-Bereich: Es kommen zum einen noch weitere Features hinzu und zum anderen werden dazu dann weitere Screencasts verlinkt.
  2. Weitere Sprachen: Das Hilfecenter gibt es jetzt schon auf Englisch. Eine italienische sowie eine französische Version soll es demnächst auch geben.
  3. Darüber hinaus werden wir auch zu unseren zwei weiteren Plattformprodukten – der POLYAS Nominierungsplattform und dem POLYAS Live Voting – einen eigenen Hilfebereich einrichten.

Vielen Dank für diesen Einblick, Peter!