Die Raiffeisenbank Griesstätt-Halfing eG (RGH) führte im Juni dieses Jahres als eine der ersten Genossenschaftsbanken eine digitale Generalversammlung durch. Auf Initiative der VR-NetWorld hat POLYAS ein zukunftsweisendes Konzept für die virtuelle Versammlung und effektive Online-Abstimmung umgesetzt.
Florian Kreuz, Vorstandssprecher der Raiffeisenbank Griesstätt-Halfing eG, zieht im #Kundeninterview mit POLYAS Bilanz.
Herr Kreuz, Sie haben in diesem Jahr eine digitale Generalversammlung abgehalten und über die Tagesordnungspunkte online abgestimmt. Wie haben Sie bei früheren Generalversammlungen Abstimmungen durchgeführt?
Die Abstimmungen in der Vergangenheit wurden stets in Präsenzveranstaltungen als Abendveranstaltung an einem Tag abgehalten; jedes Mitglied hatte die Möglichkeit, vor Ort abzustimmen. Gern hätten wir die Generalversammlung auch in 2020 in der gewohnten Form abgehalten, wobei der Gesetzgeber hier aus bekannten Gründen einen Riegel vorgeschoben hatte. Gleichzeitig lag uns mit der Umsetzung der digitalen Generalversammlung sowohl die Gesundheit unserer Mitglieder als auch unserer Mitarbeiter am Herzen.
Wie kam es zu der Entscheidung für die digitale Generalversammlung und Online-Abstimmungen mit POLYAS? Wie war die Ausgangssituation?
Ursprünglich hatten wir mit dem Aufsichtsrat den Beschluss gegen eine digitale Generalversammlung schon gefasst. Nennen Sie es Weitblick oder auch Glück – kurz nach diesem Beschluss haben wir uns im Vorstand nochmals intensiv mit der Thematik beschäftigt; insbesondere vor dem Hintergrund, dass auch Veranstaltungen in der zweiten Jahreshälfte nur noch eingeschränkt möglich sind. So kamen wir nach Abwägung der Risiken zu der Entscheidung, dass wir als eine der ersten bayerischen Genossenschaftsbanken eine digitale Generalversammlung abhalten. Für uns war es wichtig, unsere Mitglieder zeitnah über das Geschäftsjahr der Raiffeisenbank Griesstätt-Halfing eG zu informieren. Durch die Berichterstattung im Bankenportal und im Rahmen eines Webinars vom Genossenschaftsverband Bayern e.V. (GVB) wurden wir dann auf die POLYAS Online-Wahl aufmerksam.
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Welche Anforderungen hatten Sie im Vorfeld an die Online-Abstimmungen mit POLYAS?
Die Rechtssicherheit der Online-Abstimmungen sowie der Schutz personenbezogener Daten waren uns besonders wichtig. Zudem sollten eine hohe Transparenz und Benutzerfreundlichkeit für die Mitglieder gegeben sein; die Mitglieder sollten die Möglichkeit haben, ohne technische Vorkenntnisse an der Online-Abstimmung teilzunehmen.
Unsere Online-Generalversammlung mit POLYAS Online-Abstimmungen fand in Kooperation mit der VR-NetWorld statt, die im Vorfeld verschiedene Möglichkeiten der virtuellen Versammlung vorstellte. So wäre etwa ein Live-Stream der Veranstaltung möglich gewesen. Letztlich hatten wir uns für die On Demand-Version entschieden, bei der alle Mitglieder rund um die Uhr in einem Zeitraum von drei Tagen Zugang zur virtuellen Veranstaltung hatten und die Bild- und Tonaufzeichnung ansehen konnten. Ebenso konnten die Mitglieder während der drei Tage Fragen an die RGH zu den Vorträgen bzw. Tagesordnungspunkten stellen und ihre Stimme zu den einzelnen Beschlüssen abgeben.
Welche Herausforderungen gab es bei der Planung der Online-Versammlung mit Abstimmungen und wie konnte diesen begegnet werden?
Durch den Austausch mit einer Genossenschaftsbank, die bereits Erfahrungswerte mit der Online-Versammlung hatte, waren wir auf mögliche Problemstellungen bestens vorbereitet, konnten diese im Vorfeld mit POLYAS besprechen und Lösungswege bei unserer Mitarbeiterhotline entsprechend platzieren. Die Hotline sollte den Mitgliedern die Möglichkeit bieten, Fragen zu ihrer Online-Stimmabgabe zu stellen. Diese Möglichkeit wurde allerdings kaum in Anspruch genommen, da das Online-Wahlsystem sehr übersichtlich und leicht zu bedienen ist.
Welche digitalen Möglichkeiten haben Sie ausgeschöpft?
Von uns genutzt wurden größtenteils die seitens POLYAS empfohlenen Features. So nutzten wir verschiedene Online-Wahlfeatures wie Fotos zur Vorstellung der Vorstände im Hintergrund der Online-Abstimmung oder die Einbindung des Logos der RGH im Online-Wahlsystem. Unsere individuellen Wünsche wurden problemlos und schnell umgesetzt.
Wie verliefen die Vorbereitungen?
Es wurde frühzeitig ein Projekt-Team gebildet, welches mit der Vorbereitung der virtuellen Versammlung betraut war. Die Vorbereitungen liefen problemlos. Manche Vorbereitungen waren analog zu Präsenzveranstaltungen, wie etwa das Abstecken des rechtlichen Rahmens, die Prüfung von Verträgen oder die Planung der Mitgliederkommunikation – wann müssen welche Informationen zum Mitglied kommen? Die Organisation eines Versammlungsortes sowie der Technik entfielen, sodass an dieser Stelle Aufwände eingespart werden konnten. Alle Fragen wurden seitens POLYAS zeitnah und kompetent beantwortet.
Wie haben Sie für die digitale Generalversammlung mit Online-Abstimmungen geworben?
Wir haben unsere Mitglieder alle wie gewohnt auf dem Postweg per Brief zur digitalen Generalversammlung eingeladen; auch haben die Mitglieder alle Ihr persönliches Passwort und Ihre Registrierungs-ID per Brief erhalten. Gleichzeitig haben wir die virtuelle Versammlung auf unserer Homepage beworben und unsere Beraterinnen und Berater haben im persönlichen Kontakt mit den Mitgliedern auf den „neuen Weg“ der Online-Versammlung hingewiesen.
Wie wurden die digitalen Abstimmungen angenommen? Wie war die Resonanz in Bezug auf die digitale Generalversammlung?
Die Stimmabgabe erfolgte geheim über persönliche Mitglieder-Zugangsdaten (ID und Passwort). Über 95 Prozent der registrierten Mitglieder haben ihr Recht genutzt und ihre persönliche Stimme zu den Beschlussfassungen abgegeben. Die Teilnehmerzahl der Online-Veranstaltung lag leicht unter der Teilnehmerzahl der üblichen Präsenzveranstaltungen, dafür nahmen jedoch mehr jüngere Mitglieder an der Online-Generalversammlung teil.
Die Resonanz auf die digitale Generalversammlung und auf die bequeme Stimmabgabe war sehr positiv – auch wenn wir den persönlichen Kontakt zu unseren Mitgliedern vor Ort sehr schätzen und weiter pflegen wollen.
Welche Vorteile brachten die digitalen Abstimmungen im Vergleich zu den herkömmlichen Abstimmungen vor Ort?
Die Durchführung einer Online-Veranstaltung bietet allen Mitgliedern die Möglichkeit, bequem von zu Hause aus an der Generalversammlung teilzunehmen. Gleichzeitig gilt es, die Flexibilität hervorzuheben: Jedes Mitglied hatte an drei Tagen flexibel Zeit, die Vorträge anzusehen und abzustimmen.
Würden Sie die POLYAS Online-Wahl weiterempfehlen? Wenn ja, warum?
Unbedingt. Unsere Empfehlung ist Ihnen gewiss, weil die professionelle Durchführung unserer digitalen Generalversammlung uns überzeugte. Für den reibungslosen technischen Ablauf und die stets schnelle und kompetente Beantwortung unserer Fragen danken wir dem gesamten POLYAS Team.