Tipps zur Organisation von Briefwahlen in Instituten

Briefwahl in Instituten

Viele Institute führen ihre regelmäßigen Gremienwahlen per Brief durch, da ihre Mitglieder oft auf Reisen oder an anderen Orten tätig sind. Um Ihnen die Wahlorganisation zu erleichtern, haben die wichtigsten Informationen zur Briefwahl in wissenschaftlichen Instituten zusammengestellt.

Wer darf per Brief wählen?

Da die meisten Institute als Stiftungen des öffentlichen Rechts über Satzungsautonomie verfügen, können diese das Wahlverfahren selbst bestimmen. Während in vielen Instituten der Wahlvorstand die Briefwahl festlegt, schreibt die Wahlordnung in anderen die Briefwahl für die Durchführung der Gremienwahlen vor. In einigen Instituten können die Mitarbeiter aber auch selbst entscheiden, ob sie ihre Stimme per Brief abgeben wollen. Prüfen Sie daher zunächst, was Ihre Wahlordnung über die Durchführung der anstehenden Gremienwahl als Briefwahl sagt. 

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Briefwahl im Institut organisieren

Nachdem Sie die Inhalte Ihrer Wahlordnung geprüft haben, können Sie die Organisation der Briefwahl beginnen.

Wählerverzeichnis erstellen
Erstellen Sie zunächst ein Wählerverzeichnis. Fügen Sie am Besten auch Vermerke für die Mitarbeiter an, die in Einrichtungen tätig sind, für die Sie die Briefwahl veranlasst haben. So behalten Sie einen besseren Überblick.

Veröffentlichung des Wählerverzeichnisses und Erlass des Wahlausschreibens
Anschließend sollten Sie das Wählerverzeichnis veröffentlichen und die Wahl mittels eines Wahlausschreibens einleiten. Gerade in Instituten mit mehreren Einrichtungen an verschiedenen Orten bietet sich das Intranet für die Bekanntmachung der Wahl an. Achten Sie jedoch darauf, dass alle Wahlberechtigten Zugang zum Intranet haben.

Versand der Wahlbenachrichtigungen
Versenden Sie nun die Wahlbenachrichtigungen an die Wahlberechtigten. Diese sollten parallel auch ein Formular für die Beantragung der Briefwahl und Hinweise zur Einreichung von Kandidatenvorschlägen erhalten. Setzen Sie auf jeden Fall eine Frist für den Rücklauf der Briefwahlanträge.

Erstellung und Versand der Wahlunterlagen
Nach Verstreichen der Frist können Sie mit der Erstellung der Stimmzettel beginnen. Wichtig ist, genügend Zeit für den Druck und Versand der Briefwahlunterlagen einzuplanen.

Folgende Inhalte sollten die Briefwahlunterlagen enthalten:

  • Die für den Wähler gültigen Stimmzettel, je nach Wählergruppe
  • Einen Wahlumschlag, in den der Wähler den Stimmzettel einlegt
  • Einen Wahlschein, auf dem der Wähler die Einhaltung der Wahlgrundsätze bei der Stimmabgabe unterschreibt
  • Ein Infoblatt mit den Wahlregeln
  • Eine Liste aller Kandidatenvorschläge für die Wahl
  • Einen Freiumschlag für den Rückversand der Wahlunterlagen

Stimmenauszählung und Bekanntmachung des Wahlergebnisses
Nachdem die Frist zur Stimmabgabe verstrichen ist, können Sie mit der Stimmenauszählung beginnen. Für die Rechtsgültigkeit der Wahl und zur Wahrung des Wahlgeheimnisses ist es bedeutsam, die verschlossenen Wahlumschläge in die Wahlurne zu legen und diese von den Wahlzetteln zu trennen. Die Stimmauszählung erfolgt nach den Regeln Ihrer Wahlordnung. 
Nach Abschluss der Stimmabgabe geben Sie das Wahlergebnis bekannt und informieren die gewählten Kandidaten. Außerdem müssen Sie eine Wahlniederschrift anfertigen, in der Sie den Ablauf der Wahl dokumentieren. Legen Sie der Wahlniederschrift auch verspätet eingegangenen Briefwahlunterlagen bei. 

Hier erfahren Sie mehr über den Ablauf von Institutswahlen

Polyas-Tipp: Kombinieren Sie die Brief- und die Online-Wahl in Ihrem Institut und senken Sie Kosten für Ihre Wahldurchführung. Erfahren Sie jetzt mehr zu kombinierten Wahlverfahren!

Gremienwahlen im Institut bequem online durchführen

Kosten und Aufwand für die Organisation einer Briefwahl können schnell sehr hoch steigen. Außerdem ist die Briefwahl für die Wahlberechtigten mit höherem Aufwand verbunden, da die Wahlunterlagen rechtzeitig zur Post gebracht werden müssen.

Schritte der Wahlorganisation vereinfachen bei der Durchführung Ihrer Institutswahlen als Online-Wahl:

  • Pflegen Sie Wählerverzeichnis und Wählergruppen einfach per Mausklick
  • Erstellen Sie die Stimmzettel mit Kandidatenwahl, Listenwahl oder Abstimmungen online
  • Versenden Sie Wahlbenachrichtigungen und Wahlerinnerungen bequem per Mail
  • Ihre Wähler können ihre Stimme per Klick sicher und komfortabel von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit abgeben
  • Sie erhalten nach der Wahl rechtssichere Wahlergebnisse im PDF-Format auf Knopfdruck

Für einen leichteren Umstieg von der Briefwahl zur Online-Wahl bietet sich die Kombination beider Verfahren an. Nutzen Sie hierbei unsere Registrierungsplattform. So können sich die Wahlberechtigten für die von ihnen bevorzugte Form der Stimmabgabe anmelden.

Lassen Sie sich noch heute von unseren Wahlexperten zu den Möglichkeiten  der Online-Institutswahl beraten!