Ablauf von Institutswahlen
Der genaue Zeitrahmen für die Wahlen zum wissenschaftlichen Rat ist meist in der Wahlordnung des jeweiligen Instituts geregelt. Daher sind die Fristen für die Wahl zum wissenschaftlichen Rat von Institut zu Institut verschieden. Dennoch gibt es Schritte, die in allen Instituten vollzogen werden müssen, um die Wahlen zum wissenschaftlichen Rat / Beirat ordnungsgemäß durchzuführen. Auf dieser Basis haben wir Ihnen einen generischen Ablaufplan erstellt, um Ihnen für Ihre Wahlplanung eine bestmögliche Orientierung zu geben.
Vorbereitung der Wahl im Institut
Bestellung des Wahlvorstands
Die Bestellung des Wahlvorstands erfolgt in der Regel durch den Wahlleiter, den Vorstand oder den aktuell amtierenden wissenschaftlichen Rat. Der Wahlvorstand (auch: Wahlausschuss) ist zuständig für die Planung und die Durchführung der Wahl. Die Bestellung sollte dabei möglichst frühzeitig erfolgen, damit der Wahlvorstand ausreichend Zeit für die Wahlorganisation hat.
Erstellen und Prüfen des Wählerverzeichnisses
Nun ist eine Liste zu erstellen, in der alle Wahlberechtigten verzeichnet sind. Formelle Regelungen zum Aussehen des Wählerverzeichnisses finden sich oft in der Wahlordnung des Instituts. Auch ist das Wählerverzeichnis für alle Mitglieder des Instituts öffentlich einsehbar auszulegen, bzw. auszuhängen. Oft kann dies auch über das institutseigene Intranet geschehen.
Erlass des Wahlausschreibens
In den meisten Instituten gilt die Wahl zum wissenschaftlichen Rat mit der Veröffentlichung des Wahlausschreibens offiziell als eingeleitet. Das Wahlausschreiben enthält alle wichtigen Eckdaten der Wahl. So zum Beispiel den Ort der Stimmabgabe, das Wahldatum, Informationen zum Wahlverfahren und die Regeln für die Einreichung von Kandidatenvorschlägen.
Einreichen von Kandidatenvorschlägen
Innerhalb eines gewissen Zeitraums können die Wahlbewerber nun ihre Kandidatur beziehungsweise Vorschläge zur Kandidatur beim Wahlvorstand einreichen. Der Wahlvorstand prüft diese auf Gültigkeit und lässt sie zur Wahl zu. Meist werden die Kandidatenvorschläge einige Zeit vor der Wahl veröffentlicht.
Erstellen der Stimmzettel
Sind alle Kandidatenvorschläge eingegangen und die Frist beendet, können die Stimmzettel erstellt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Stimmzettel den Kriterien für rechtsgültige Stimmzettel entsprechen.
Wahlbenachrichtigungen versenden
Wahleinladungen sollten frühzeitig an die Wahlberechtigten versendet werden, um sie über die bevorstehende Wahl zum wissenschaftlichen Rat zu informieren. Auch die Briefwahlunterlagen müssen rechtzeitig erstellt und versendet werden, sofern die Briefwahl gestattet ist. Um auch Mitarbeiter auf Forschungsreise zu erreichen, können die Wahleinladungen auch per E-Mail oder über das Intranet versendet werden.
Bitte überprüfen Sie Ihre rechtlichen Vorgaben für den Versand der Wahleinladungen. In einigen Fällen ist eine postalische Zustellung zur eindeutigen Authentifizierung der Identität des Wahlberechtigten gefordert. Bitte kontaktieren Sie die POLYAS Wahlexperten für ein Service-Angebot.
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Stimmabgabe
Die Stimmabgabe erfolgt in vielen Instituten entweder persönlich im Wahllokal oder schriftlich per Brief. Auch wählen viele Institute ihren wissenschaftlichen Rat bereits online, um alle Mitglieder effektiv aktivieren zu können. Welche Formen der Stimmabgabe gestattet sind, regelt die Wahlordnung.
Auszählung der Stimmen
Nach Abschluss der Stimmabgabe sind die Stimmzettel auszuzählen oder das Wahlergebnis steht online zum Download im PDF-Format zur Verfügung, wenn Sie eine Online-Wahl durchgeführt haben. Das Auszählungsverfahren hängt dabei maßgeblich vom gewählten Wahlverfahren ab. Wahlverfahren und das Verfahren zur Stimmenauszählung ist in der Wahlordnung des jeweiligen Instituts geregelt.
Bekanntgabe der Wahlergebnisse und Wahlniederschrift
Nach dem Abschluss der Auszählung sind die Wahlbewerber über ihre Wahl zu informieren und die Wahlergebnisse für alle Institutsmitglieder öffentlich bekanntzugeben. Abschließend ist eine Wahlniederschrift anzufertigen, die dem Vorstand oder dem neuen wissenschaftlichen Rat zur Aufbewahrung übergeben wird.
POLYAS-Tipp: Vereinfachen Sie Ihr Wahlmanagement durch die Online-Wahl und profitieren Sie von der einfachen Einrichtung und Durchführung der digitalen Wahl zum wissenschaftlichen Rat.
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So richten Sie Ihre Online-Wahl in wenigen einfachen Schritten ein:
- Laden Sie Ihr Wählerverzeichnis nach Wählergruppen geordnet als Excel-Datei im Wahlkonfigurator hoch
- Erstellen Sie rechtssichere Stimmzettel für ihre Wahl von Kandidaten, Listen oder freien Abstimmungsinhalten
- Versenden Sie personalisierte Wahleinladungen an alle Wahlberechtigten auf Knopfdruck oder integrieren Sie den Link zur Stimmabgabe in Ihrem geschützten Intranet
- Ermöglichen Sie ihren Wahlberechtigten eine komfortable Stimmabgabe überall und zu jederzeit
- Erhalten Sie rechtssichere Wahlergebnisse und eine detaillierte Dokumentation nach der Wahl zum Download
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