Der mehrspaltige Familienkalender am Küchenschrank, der digitale Kalender auf dem Bürocomputer, der Terminplaner in der Aktentasche – wir verwenden Kalender sowohl für das berufliche, als auch für das private Leben. Man kann einfach nicht alles im Kopf haben – und das gilt in besonderem Maße für die Wahlplanung und Wahlorganisation. Denn mit einem in der Wahlvorbereitung angelegten Wahlkalender können Sie die komplette Planung, Bewerbung und Durchführung Ihrer Wahl zeitlich strukturieren.
Der erste Schritt zur Planung von Wahlen wie Vorstandswahlen oder bei Wahlen im Verein ist, terminliche Anforderungen zu überprüfen und die besten Zeitpunkte zu finden. In unserem fünften Praxis-Tipp zur Planung von Wahlen geht es also um Termine, einen Wahlkalender und warum es manchmal geeigneter ist, etwas auf morgen zu verschieben, obwohl man es heute besorgen kann.
Einen Wahlkalender vorbereiten
Wahltag oder Wahlzeitraum?
Zur Wahlplanung gehören natürlich geeignete Termine. Im Vorfeld ist zu entscheiden, ob es einen festgelegten Wahltag geben soll oder einen mehrtägigen Wahlzeitraum. Das hängt natürlich auch von Wahlordnung und Wahlsatzung bzw. Vereinssatzung ab.
Vor- und Nachteile von Wahltag vs. Wahlzeitraum:
- Wahltag
Die Wahl ist an einem Tag erledigt. Sie müssen nicht dauerhaft Räumlichkeiten zur Verfügung stellen. Nachteil: Wer an dem Tag keine Zeit hat oder krank ist, kann nicht wählen. Sie müssen also unter Umständen mit einer geringeren Wahlbeteiligung rechnen.
- Wahlzeitraum
Ein festgelegter Wahlzeitraum ist langwieriger: Es muss immer ein Ort zur Verfügung stehen, wo eine Stimmabgabe möglich ist. Das bedeutet Aufwand für das Wahlmanagement bzw. die Vereinsverwaltung. Der Vorteil ist allerdings klar: Wahlberechtigte haben mehrere Tage zur Auswahl, im Zweifel erhalten Sie also mehr Stimmabgaben.
Gerade wenn das Wahl-Kommitee oder der Wahl-Vorstand befürchtet, durch einen einzigen Wahltag viele Stimmberechtigte zu „verlieren“, raten wir zum Einsatz eines Online-Wahlsystems. Dies macht eine unkomplizierte und ortsunabhängige Wahl möglich. Dieses eignet sich natürlich auch für einen Wahlzeitraum und entbindet Sie von der Aufgabe, dauerhaft Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen.
Zeitliche Einflussfaktoren auflisten
Haben Sie sich für einen Wahltag oder Wahlzeitraum entschieden, gilt es als nächstes, alle zeitlichen Faktoren zu bedenken, die die Wahl beeinflussen können. Hier finden Sie einige Beispiele:
- In der Wahlordnung festgelegte Fristen, die z. B. für Wahlinformationen eingehalten werden müssen
- Urlaubszeiten
- Ferienzeiten
- Feiertage
- Redaktionsschlüsse (z. B. von Vereinszeitungen)
- Zeiten für Druckaufträge (z. B. für den Druck von Infobroschüren)
Die Beteiligten auflisten
Zuletzt notieren Sie noch, wer neben dem Wahlleiter noch auf den Kalender zur Wahlplanung Zugriff haben muss. Welche Mitglieder des Wahl-Kommitees sind von den gesetzten Terminen in ihrer Arbeit abhängig? Dies wirkt sich im Folgenden auf die Form des Kalenders aus, für die Sie sich entscheiden können.
Einen Wahlkalender anlegen
Digital oder analog? Die Form des Wahlkalenders
Je nach Größe des Wahl-Kommitees oder Vereinsmanagements sollten Sie sich entscheiden, ob Sie sich für einen Kalender auf Papier, einen digitalen Kalender oder beides entscheiden. Auch hier gibt es wieder Vor- und Nachteile:
Analog auf Papier
Handelt es sich um eine kleinere Vereinswahl oder generell ein kleines Wahl-Kommitee, kann ein Wandkalender für die Planung ausreichen. Bringen Sie ihn an eine Stelle an, die für jeden zugänglich und gut sichtbar ist.
Die Nachteile von Papier-Kalendern: Änderungen am Ablauf machen ihn schnell unübersichtlich. Befindet man sich nicht an Ort und Stelle, kann man nicht auf die Termine zugreifen – es sei denn, man hat sie noch mal für sich persönlich notiert.
Digital im Netz
Digitale Kalender sind sowohl für große, als auch für kleine Teams geeignet. Sie können für alle Beteiligten freigeschaltet werden und sind von jedem Standort aus verfügbar, an dem Internet zur Verfügung steht. Gibt es kein Internet, sind natürlich auch die Termine nicht abrufbar, aber das ist ein recht unwahrscheinlicher und zeitlich begrenzter Fall.
Auf der anderen Seite haben digitale Kalender einige Vorteile: Änderungen lassen sich besser vornehmen und es lassen sich automatische Benachrichtigungen dazu an alle Beteiligten senden. Außerdem können Terminerinnerungen eingestellt werden – sie erhalten eine E-Mail oder Handy-Benachrichtigung zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt vor einem betreffenden Termin. So können Sie keinen Termin verpassen.
Den Wahlkalender befüllen
Was genau gehört am Ende in einen Wahlkalender?
Das hängt natürlich ganz von Ihnen und Ihrer Wahl ab. Generell eignet es sich, Folgendes in einem Wahlkalender zu vermerken:
- Die Zeit und Phasen der Wahlplanung
Definieren Sie Phasen der Wahlplanung, die mit einem Meilenstein enden: Was ist das definierte Ziel einer einzelnen Vorbereitungs- oder Durchführungsphase? Planen Sie großzügig den benötigten Zeitraum, berücksichtigen Sie darin notwendige Meetings und bereiten Sie die einzelnen Phasen am Besten graphisch auf. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Abhängigkeiten untereinander bestehen, d.h. welche Aufgabe erst begonnen werden kann, wenn eine andere beendet ist usw.
- Den Wahlzeitraum
Wahltag mit Uhrzeiten oder Wahlzeitraum
- Redaktionsschlüsse bzw. letzte Abgabefristen für Druckerzeugnisse
Da das Wahl-Marketing sehr wichtig ist, um die Stimmberechtigten zu motivieren, sollten Sie sämtliche Fristen für Druckerzeugnisse vermerken. Fügen Sie auch hier einen zeitlichen Puffer ein, falls etwas Unvorhergesehenes passiert (z. B. Fehldrucke oder Missverständnisse).
- Fristen für Wahlinformationen bzw. Wahlbenachrichtigungen
Meist gibt die Wahlordnung bzw. Wahl-Satzung (bzw. Vereinssatzung bei einer Vereinswahl) vor, wann die Stimmberechtigten über eine anstehende Wahl informiert werden sollen. Daraufhin können Sie vom Wahltermin bzw. Wahlbeginn eine einfache Rückwärtsrechnung vornehmen. Definieren Sie auch hier, welche Unterlagen zur Wahlinformation dazu gehören und setzen Sie dafür die Abgabefristen für den Druck fest.
- Zeitpunkte für weitere Benachrichtigungen an die Wahlberechtigten
Weitere Benachrichtigungen an die Wahlberechtigten? Was damit gemeint ist, kommt jetzt:
Wahlinformationen oder Wahl-Erinnerungen als „Marketing-Maßnahmen“ planen
Da eine Wahl in der Regel kein lange ersehntes Freizeit-Event ist, wird es gerne mal vergessen. Daran lässt sich nichts ändern, aber dem kann man vorbeugen, indem man die Wahlberechtigten ausreichend informiert, erinnert oder einbezieht.
Verschiedene Maßnahmen dazu können Sie gerne in unseren 10 Tipps zur Steigerung der Wahlbeteiligung nachlesen. Ein paar Inspirationen seien aber auch hier noch einmal genannt.
- Kandidateninformationen
Senden Sie z. B. eine zusätzliche E-Mail mit Informationen aller zur Wahl stehenden Kandidaten. Diese muss nicht ausführlich sein, kurze Stichpunkte genügen. Weisen Sie am Ende der E-Mail darauf hin, wo weitere Informationen zu erhalten sind.
- Aktuelles zur Wahl
Informieren Sie alle Wahlberechtigten über Neuigkeiten, den aktuellen Stand der Vorbereitungen und – bei einem Wahlzeitraum – über aktuelle Zahlen zur Wahl. So beziehen Sie die Stimmberechtigten mit ein und schaffen Zugehörigkeit.
- Umfragen
Starten Sie Umfragen, um ein Stimmungsbild der Wahlberechtigten oder Feedback einzuholen.
- Wahlerinnerungen
Erinnern Sie in regelmäßigen Abständen über die Wahlmöglichkeit. Geben Sie bei der Gelegenheit auch Informationen zum Ablauf und Prozess der Stimmabgabe.
Ein guter Tipp: Nutzen Sie personalisierte und funktionale Ansprachen! Dadurch erreichen Sie, dass sich die einzelnen Wählergruppen besser angesprochen fühlen und eine höhere Beteiligung.
Diese Marketing-Maßnahmen lassen sich per Brief, Aushang, E-Mail oder über Social-Media-Kanäle einsetzen. Hier ist die Kreativität des Wahl-Kommitees gefragt!
Tragen Sie die Termine für diese Benachrichtigungen (und die Fristen für die jeweiligen Vorbereitungen dazu) ebenfalls in den Wahlkalender ein. So behalten Sie und das gesamte Wahl-Komitee einen perfekten Überblick über alle Maßnahmen zur Wahlplanung- und Durchführung.