Die Digitalisierung schreitet immer mehr voran – nicht zuletzt wegen Corona. Die aktuelle Lage zwingt viele Unternehmen und Vereine, die noch nicht in allen Bereichen digital sind, zum Umdenken. Die Mitgliederversammlung im Verein wird nun aufgrund von Risikofaktoren für die Gesundheit online abgehalten. Durch eine Gesetzesänderung sind nun Online-Wahlen für Vereine unkompliziert durchführbar. Welche Vorteile die digitale Stimmabgabe für Ihren Verein birgt und worauf Sie bei der Planung einer digitalen Vereins-Wahl achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag mit praktischer Checkliste.
Vereine haben es dieser Tage nicht leicht. Das Zusammenkommen ist schwierig bis unmöglich und auch wirtschaftlich haben sie zu kämpfen. Der Gesetzgeber reagierte auf diese Probleme: Mit dem „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie“ geht er im Oktober 2020 insbesondere auf die Mitgliederversammlungen ein. Diese wurden vor Corona stets als Präsenzveranstaltungen durchgeführt. Die Einschränkungen, die das Virus mit sich bringt – das Ansteckungsrisiko, aber auch das Reise- und Veranstaltungsverbot – hindern die Vereine an der Durchführung. Noch bis Ende dieses Jahres dürfen Vereine ihre Mitgliederversammlungen und Vereins-Wahlen online durchführen, ohne zuvor Ihre Satzung ändern zu müssen.
Neben Tools zur Videotelefonie kann eine digitale Wahlsoftware, wie die von POLYAS, Vereinen dabei helfen, die Mitgliederversammlung für Ihren Verein online durchzuführen. Mit dem POLYAS Live Voting können Live-Abstimmungen übersichtlich und aufwandsarm geplant und parallel zur Mitgliederversammlung durchgeführt werden.
Ihre Satzung sieht keine digitalen Versammlungen vor? Erfahren Sie hier, wie Sie die Online-Wahl in Ihre Satzung aufnehmen >
Wahlbeteiligung steigern, Kosten senken
Die Mitgliederversammlung sowie die Vereins-Wahl online abzuhalten, birgt viele Vorteile: Neben der Möglichkeit, – ohne Risiko für die Gesundheit – kontaktfrei zu wählen und am Vereinsalltag teilzunehmen, können wertvolle Ressourcen eingespart werden.
Neben den Druck- und Portokosten kann mit einer digitalen Wahl wertvolle Zeit für die Vorbereitung gespart werden, die dann für die Aktivierung von Stimmberechtigten genutzt werden kann. Auch die Auszählung der Stimmen geschieht automatisch.
Durch die digitale Durchführung von Mitgliederversammlungen spart man zudem die Kosten und Aufwände der Anreise. So steigern Sie auch Ihre Wahlbeteiligung.
Einfache Einrichtung, sichere Stimmabgabe
Sollten Sie sich dafür entscheiden, die Mitgliederversammlung Ihres Vereins online und mit POLYAS durchzuführen, können Sie Ihr Wahlvorhaben schnell und einfach im POLYAS Online-Wahlmanager einrichten.
Sie wollen direkt selbst ihr Online-Wahlprojekt planen?
Das POLYAS Live Voting bietet Ihren Vereinsmitgliedern die Möglichkeit, online Ihre Stimme abzugeben. Das Live Voting kann dabei auf Ihre Wahlordnung angepasst werden und Sie können mithilfe unserer zahlreichen Features Ihr Wahlvorhaben individuell gestalten. Neben Abstimmungen lassen sich im Live Voting auch Personenwahlen abbilden.
Das Live Voting können Sie dann parallel zu Ihrem Online-Meeting in die Mitgliederversammlung Ihres Vereins integrieren. Die Einladungen zu Stimmabgabe mit den Zugangsdaten erhalten Ihre Vereinsmitglieder per E-Mail auf den heimischen PC und können bequem vom Sofa aus abstimmen.
Nach der Abstimmung erhält Ihr Verein als Wahlveranstalter rechtssichere Ergebnisse nach europäischem Datenschutz.
Checkliste: Was Sie bei der Vorbereitung Ihrer online Mitgliederversammlung beachten müssen
1. Wahlausschuss oder Wahlleiter bestellen
Bestimmen Sie Personen, die die Wahl dann planen und durchführen.
2. Wahlkalender anlegen
Erstellen Sie einen Wahlkalender. Setzen Sie Fristen für die Erledigung von Aufgaben, legen Sie den Wahlzeitraum fest und beachten Sie zeitliche Einflussfaktoren wie: z. B.:
- festgelegte Fristen aus der Wahlordnung
- Urlaubszeiten, Ferienzeiten, Feiertage
- Redaktionsschlüsse (z. B. der Vereinszeitung)
- Zeiten für digitale Werbung und/oder Druckaufträge
Überlegen Sie zudem gut, wer alles Zugriff auf den Wahlkalender haben sollte.
3. Zur Wahl informieren
Informieren Sie vor der Wahl alle wichtigen Parteien. Hier gilt es, die Wähler:innen mit Informationen zu den Kandidat:innen zu versorgen:
- Wer steht zur Wahl?
- Welche Inhalte und Ziele vertritt diese Person?
Auch die Stakeholder müssen zur Wahlplanung informiert werden.
Stellen Sie die Kandidat:innen-Informationen zusammen und verteilen Sie an Ihre Wähler:innen über Aushänge, Infopost, Intranet oder per E-Mail. Dies nimmt Ihnen später bei der Stimmzettelerstellung einiges an Arbeit ab.
Stakeholder im Verein sind Kandidat:innen, der Vorstand, wichtige Mitglieder und die Medien. Geben Sie Updates zur Wahl heraus und seien Sie erreichbar.
4. Aktualisierung des Wählerverzeichnisses
Prüfen Sie Ihr Wählerverzeichnis auf seine Aktualität (Namen und Kontaktdaten) und korrigieren Sie ggf. Fehler.
5. Wählen Sie ein Tool zur Videotelefonie
Wählen Sie ein Tool für die Videotelefonie Ihrer online Mitgliederversammlung aus. Wichtige Punkte sind hier der Preis der Software, die mögliche Begrenzung von Teilnehmer:innen pro Anruf sowie die Notwendigkeit, ein Konto beim Anbieter einzurichten, um teilzunehmen. Achten Sie auch auf die zusätzlichen Funktionen (Chat, Desktop-Sharing etc.), die Sie ggf. benötigen.
6. Wählen Sie ein Tool für die Online-Abstimmung
Hier gibt es reine Umfrage-Tools, integrierte Abstimmungstools in Softwareprodukten sowie Online-Wahl-Tools. Orientieren Sie sich bei Ihrer Entscheidung an den festgelegten Wahlregeln und -vorschriften Ihrer Vereinssatzung. Achten Sie bei Ihrer Auswahl darauf, welche Informationen der IT-Dienstleister bezüglich des barrierefreien Zugangs zum Produkt, der Identifizierbarkeit der Wähler:innen sowie zur Geheimhaltung, Rechtssicherheit und Überprüfbarkeit der Ergebnisse angibt.
7. Stimmzettel vorbereiten
Legen Sie eine Kandidat:innen sowie eine Wahlliste an und sammeln Sie vorab alle wichtigen Daten für Ihre Stimmzettel. Überlegen Sie auch, wie viele Stimmzettel Sie brauchen und (falls nötig) wie Sie Ihre Wähler:innen in sinnvolle Wählergruppen unterteilen können.
Hier finden Sie Stimmzettelvorlagen für Vereinswahlen.
8. Bereiten Sie sich auf Probleme vor
Überlegen Sie vorab, welche Probleme vor oder während der Wahl auftreten können. Erstellen Sie einen Notfallplan für jede Situation und legen Sie die Ansprechpartner für diese fest. Machen Sie diesen Plan allen beteiligten Personen zugängig.