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Muster-Protokoll zur Vorstandswahl im Verein

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) legt fest, dass bei der Mitgliederversammlung des Vereins ein Protokoll geführt werden muss. Hier erfahren Sie, was alles ins Protokoll gehört und erhalten eine kostenlose Mustervorlage.

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Außer bei der jährlichen Hauptversammlung muss kein Protokoll geführt werden – solange nichts anderes in der Satzung steht. Wenn hier zum Beispiel für jede Sitzung ein Protokoll vorgeschrieben ist, bleibt Ihnen keine andere Wahl. Im Protokoll müssen darüber hinaus bestimmte Angaben enthalten sein, damit es seinen Beweiszweck erfüllen kann. Denn falls ein nicht anwesendes Mitglied später Zweifel an der Rechtsgültigkeit eines Beschlusses hat und eine Klage in Erwägung zieh, dient das Protokoll als Beweismittel.

Aber auch ohne den rechtlichen Hintergrund ist es sehr sinnvoll, ein Protokoll zu führen. So geben Sie Ihrem Treffen eine Struktur und können sich bei dem nächsten Mal leichter in Erinnerung rufen, was besprochen wurde. Außerdem können sich die nicht anwesenden Mitglieder über das Besprochene informieren.

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Muster-Protokoll zur Vorstandswahl im Verein (PDF)

Bei der Online-Wahl mit POLYAS werden Abstimmungsfragen und Ergebnisse automatisch dokumentiert. Diese müssen Sie später nur noch in das Protokoll übertragen. Vereinfachen Sie sich die Arbeit!

Mehr über die automatische Auszählung >

Diese Punkte gehören ins Protokoll

Folgende Angaben müssen im Protokoll der Vorstandswahl unbedingt enthalten sein, wenn es rechtssicher sein soll:

  • Datum, Uhrzeit und Tagungsort
  • Name des Versammlungsleiters (+ Adresse)
  • Name des Protokollführers (+ Adresse)
  • Zahl der erschienenen Mitglieder (eventuell namentlich)
  • die gefassten Beschlüsse im Wortlaut
  • Abstimmungsergebnisse (als Zahlen)

Wollen Sie Ihre Satzung ändern? Dann ist das Protokoll Pflicht, denn das Registergericht erhält eine Kopie des Papiers! Außerdem müssen neben den bereits erwähnten Punkten noch folgende Angaben ins Protokoll:

  • Eine Feststellung darüber, ob die Einberufung der Mitglieder form- und fristgerecht geschehen ist
  • Die Tagesordnung und die Erklärung, dass die Satzungsänderung Vorstandswahl zu Verein in der Einladung angekündigt worden war
  • Feststellung darüber, ob die Mitgliederversammlung beschlussfähig ist
  • Alle Beschlüsse und Abstimmungszahlen
  • Namen, Geburtsdaten und Adressen der gewählten Vorstandsmitglieder
  • Haben die Gewählten die Ämter angenommen?
  • Unterschriften der Personen, die gemäß der Satzung dazu verpflichtet sind
  • Die geänderten Satzungsregelungen im vollen Wortlaut
  • Annahme der neuen Satzung durch die Mitgliederversammlung.

So richten Sie eine Online-Wahl ein:

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Ihre Vorteile bei der Online-Wahl

Dokumentieren Sie die Daten zur Wahl automatisch online – mit dem POLYAS-Wahlsystem. Mit der Online-Wahl erhalten Sie außerdem folgende Vorteile:

  • Geringere Kosten: Die Wahl per Internet ist viel preiswerter als die Wahl per Brief
  • Stärkere Einbindung der Mitglieder: Stärken Sie die Basisdemokratie durch eine höhere Wahlbeteiligung
  • Fehlerfreie Auszählung: Umständliches und fehleranfälliges Auszählen per Hand ist nicht mehr nötig
  • Sofortiges Wahlergebnis: Das Ergebnis der Auszählung erhalten sie binnen kürzester Zeit nach Wahlende
  • Sichere Wahl mit dem deutschen Marktführer: Mit POLYAS werden die Wahlgrundsätze eingehalten

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