Letzte Woche hat die GEMA ihre Mitgliederversammlung abgehalten und dabei wie schon 2017 auf das POLYAS Live Voting gesetzt. Doch wie sieht eigentlich der technische Ablauf hinter den Kulissen aus? Unser Kollege Peter berichtet in diesem Beitrag von seinen Eindrücken.
GEMA wählt zum zweiten Mal mit POLYAS
Einmal im Jahr versammeln sich alle Mitglieder der Verwertungsgesellschaft GEMA, um Gremien zu wählen und über wichtige Fragen zu entscheiden. Schon letztes Jahr hat die GEMA per Live Voting abgestimmt – mit POLYAS. Die Mitglieder gaben ihre Stimme ganz einfach per Tablet ab, und das Ergebnis wurde per Beamer auf eine Leinwand geworfen.
Hier lesen Sie, warum sich die GEMA letztes Jahr für das Live Voting entschieden hat!
Damit alles rund läuft, braucht es bei dieser Veranstaltung eine präzise Planung und mehrere Tage vollen Einsatz vom ganzen POLYAS-Team. Im Fall der GEMA ging es schon einen Tag vor der dreitägigen Versammlung los, denn schließlich musste die technische Infrastruktur erstmal auf die Beine gestellt werden.
700 Tablets im Einsatz
Die GEMA-Mitglieder nutzten nicht ihre eigenen Tablets für die Abstimmungen, sondern erhielten Leihgeräte von POLYAS. Diese wurden am ersten Tag angeliefert, insgesamt waren es 700 Stück. Die Geräte mussten durchgezählt und in Hüllen verpackt werden. Außerdem baute unser Team im Untergeschoss des Veranstaltungsorts – einem Hotel in Berlin – ein Netz aus Ladestationen auf, um die Tablets jederzeit mit Strom versorgen zu können.
Um das Live Voting durchzuführen, müssen Sie keine Leihgeräte verwenden. Ihre Wahlberechtigten können auch ganz praktisch ihre eigenen Geräte verwenden und ihre Stimme ortsunabhängig abgeben. Mehr dazu hier!
Aber auch das WLAN für die Abstimmung und die Leinwandpräsentation mussten eingerichtet werden. Das übernahmen allerdings externe Dienstleister, mit denen POLYAS zusammenarbeitet. Und natürlich gab es für Projektleiterin Amita Sarup, die bei POLYAS als Election Managerin arbeitet, noch einige Details über den Ablauf der Tagung mit der Hotelleitung und den Verantwortlichen der GEMA zu besprechen.
Die Ausgabe wird vorbereitet…
Tag zwei ging mit einer Team-Einführung los. Die GEMA hatte einige Mitarbeiter bereitgestellt, die bei der Ausgabe der Tablets helfen sollten. Diese mussten jetzt eingewiesen werden. Wer darf in den Saal und an der Abstimmung teilnehmen? Wie funktioniert das Login? Wie sorgen die Saaldiener für einen reibungslosen Ablauf? Dann ging es ans Aufbauen.
Vor drei Sälen mit insgesamt vier Ausgabestationen wurden Tische aufgestellt und Tablets ausgelegt. Einem Team aus GEMA-Mitarbeitern stand stets ein Mitglied von POLYAS zur Seite, um beim Ausgeben zu helfen und technische Fragen zu klären. Dann ging der Andrang los, und die wahlberechtigten GEMA-Mitglieder bekamen ihre Tablets.
Größter Vorteil ist schnelle Abstimmung
Der andere Teil des POLYAS-Teams befand sich in den Sälen. Ihre Aufgabe war die eigentliche Durchführung des Live Votings. Wenn sie das Signal vom Moderator bekamen, gaben sie die Abstimmungsfrage frei, die gleichzeitig auf allen Tablets und der Leinwand erschien. Nach der verbindlichen Stimmabgabe der wahlberechtigten Mitglieder veröffentlichten unsere Mitarbeiter schließlich das Ergebnis. Zwischen Freigabe und Veröffentlichung verging meistens kaum eine Minute.
Das sahen viele Mitglieder der GEMA, mit denen wir vor und während der Sitzungen ins Gespräch kamen, als den größten Vorteil des Live Votings an. Vor einigen Abstimmungen kam es zu leidenschaftlich geführten Diskussionen, die aber auch viel Zeit kosteten. Da war es schon eine große Hilfe, dass die eigentliche Abstimmung schnell über die Bühne ging und nicht mühselig Stimmkarten ausgezählt werden mussten.
Live Voting verlief reibungslos
Das Live Voting verlief reibungslos, alle Ergebnisse wurden sofort angezeigt. Auch die neue Live Voting App von POLYAS funktionierte einwandfrei und erfasste die QR-Codes, mit denen sich die GEMA-Mitglieder authentifizierten, ohne Probleme. Doch auch nach einer Sitzung war die Arbeit für POLYAS noch nicht getan. Schließlich mussten die leeren Akkus geladen und die nächste Ausgabe vorbereitet werden.
Insgesamt waren an vier Tagen elf Mitglieder von POLYAS vor Ort. Auch Geschäftsführer Kai Reinhard war mit von der Partie und half dem Team beim Auf- und Abbau. Mit dem diesjährigen Live Voting der GEMA kann POLYAS ein weiteres Mal auf eine erfolgreich durchgeführte Großveranstaltung zurückblicken.
