POLYAS Online-Wahl vom Versorgungswerk der Steuerberater NRW: „Bemerkenswert einfach!“
Das Versorgungswerk der Steuerberater NRW hat die Wahl zur Vertreterversammlung online mit POLYAS durchgeführt, um den Aufwand bei der Vorbereitung und Auszählung der Wahl zu senken. Zuvor hatte das Versorgungswerk, das auch für Thüringen zuständig ist, seine Wahlordnung angepasst. Marc Wittmann, Justiziar und Abteilungsleiter der IT, leitete maßgeblich die Online-Wahl und erzählt darüber im POLYAS #Kundeninterview.
Herr Wittmann, was ist die Aufgabe eines Versorgungswerks?
Die Aufgabe eines Versorgungswerks ist es, für seine Mitglieder die Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung zu organisieren und sicherzustellen. Versorgungswerke sind im gegliederten System der Altersversorgung ebenso wie die gesetzliche Rentenversicherung der „ersten Säule“ zuzurechnen.
Was macht die Vertreterversammlung und wie wird sie gewählt?
Die Vertreterversammlung ist das höchste Organ des Versorgungswerkes. Sie ist beispielsweise für die Änderung der Satzung und die Wahl der Vorstandsmitglieder zuständig. Wahlberechtigt sind alle Mitglieder des Versorgungswerks, die schon zu Beginn des Wahljahres Mitglied waren. Gewählt wird alle fünf Jahre.
Warum hat sich das Versorgungswerk der Steuerberater NRW für die Online-Wahl entschieden?
Unter anderem deshalb, weil eine Briefwahl mit sehr hohem Aufwand und dementsprechend hohen Kosten verbunden ist. Das Auswerten der Kreuze auf den Papier-Stimmzetteln war zum Beispiel immer sehr aufwendig. Vor allem aber bieten wir inzwischen bereits viele weitere Leistungen digital an. So können die Mitglieder sämtliche Korrespondenz mit dem Versorgungswerk über den digitalen Postkorb im Mitgliederportal führen sowie ihre individuelle Anwartschaft auf Alters- und Berufsunfähigkeitsrente simulieren. Insofern erschien es konsequent, den Stimmzettel jetzt über das Mitgliederportal ebenfalls digital abzubilden.
Um die Online-Wahl rechtsgültig durchzuführen, haben Sie Ihre Satzung und Wahlordnung angepasst. Welche Schritte waren dafür nötig?
Die alte Wahlordnung war noch auf die klassische Briefwahl ausgelegt. Wir mussten diese daher ändern und haben uns dabei an den Leitlinien aus dem Urteil des Oberverwaltungsgerichts Thüringen aus dem Jahr 2013 orientiert. Dort wurden Mindestanforderungen aufgestellt, die aus Sicht des Gerichts für eine rechtssicherere Online-Wahl erforderlich sind.
Das geänderte Regelwerk wurde von der hierfür zuständigen Vertreterversammlung beschlossen. Da das Ministerium der Finanzen des Landes NRW, die Aufsichtsbehörde des Versorgungswerks, keine rechtlichen Bedenken hatte, konnten wir im Jahr 2018 die elektronische Wahl nach der neuen Wahlordnung entsprechend durchführen.
Wurde das Ziel erreicht, den Aufwand bei der Vorbereitung und Durchführung der Wahl zu reduzieren?
Ja, der Aufwand konnte erheblich gesenkt werden. Die Stimmzettel mussten nicht mehr auf Papier erstellt werden und auch die Auszählung war bemerkenswert einfach. Außerdem konnten wir die Kosten senken, denn früher war schon allein das Porto für die großformatigen Briefwahlumschläge ein hoher Kostenfaktor.
Ist die Online-Wahl für Versorgungswerke generell zu empfehlen?
Ja, allerdings mit der kleinen Einschränkung, dass sich die Wahlbeteiligung nicht ganz so entwickelt hat, wie wir es im Vorfeld erwartet haben. Aber abgesehen davon eignet sich die Online-Wahl gerade für Versorgungswerke ganz besonders, da so auch mit wenig Personalaufwand große Wahlen umgesetzt werden können. Wenn man gut vorbereitet und bereit ist, sich ein wenig in die Technik einzuarbeiten, ist die Online-Wahl sehr zu empfehlen.