Mit der Vereinssoftware von easyVerein, dem neuen POLYAS Kooperationspartner, lassen sich alle Verwaltungsschritte von den Mitgliedern bis hin zur Buchhaltung digitalisieren. Im Interview erzählt Kevin Neumann, Projektleitung von easyVerein bei der SD Software-Design GmbH, was die Software kann. Das Beste: Für POLYAS-Kunden gibt es einen exklusiven Rabatt!
Sehr geehrter Herr Neumann, können Sie kurz beschreiben, was die Vereinssoftware von easyVerein alles umfasst?
Gerne. Unsere cloudbasierte Software easyVerein umfasst heute zehn Module, angefangen bei Mitgliederverwaltung und Buchhaltung bis hin zu einem Mitgliederbereich, der auch als App verfügbar ist, und einer Verwaltung von Aufgaben und Vereinsinventar. Unsere Kund:innen können aus vier verschiedenen Funktionsumfängen wählen, je nachdem welche Module benötigt werden. Neben unseren eigenen Modulen bieten wir auch diverse Integrationen zu externen Anwendungen an (Newsletter-Tool, Inkasso) und über die easyVerein-API können die Vereine auch eigene Integrationen bauen.
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Für welche Vereine eignet sich die Software?
Grundsätzlich für alle! Wir decken tatsächlich alle erdenklichen Vereinsarten ab, Sportvereine, Parteien, Kulturvereine, Hilfsvereine und auch überregionale Dachverbände. Auch bei der Vereinsgröße sind keine Grenzen gesetzt. Die Spanne bei der Mitgliederzahl geht von sieben, der Mindestpersonenzahl für einen eingetragenen Verein, bis hin zu über 87.000. Auch noch größere Mitgliederzahlen können mit easyVerein problemlos verwaltet werden.
Für überregionale Organisationen wie Bundesverbände oder Parteien haben wir eine mandantenfähige Dachverbandslösung im Programm, mit der sich komplexe Strukturen und Hierarchien einfach abbilden lassen.
Wann und warum kam es zur Gründung von easyVerein?
Unser Geschäftsführer hatte im Jahr 2015 den Verein „Sorgen-Tagebuch e.V.“ gegründet und stand damit selbst vor der Herausforderung, seinen Verein zu verwalten. Die Softwares für Vereine, die damals auf dem Markt waren, hatten ihn alle nicht besonders überzeugt. Vieles war altbacken und nicht wirklich anwenderfreundlich. Als Softwareentwickler nahm er sich der Lösung des Problems kurzerhand selbst an und so wurde easyVerein im Jahr 2016 geboren.
Warum ist es heute wichtig Vereinsmanagement digital umzusetzen?
Eines der schlagkräftigsten Argumente ist da sicherlich der Datenschutz, insbesondere durch die Vorgaben der DSGVO. Missbrauch oder unerlaubter Weitergabe personenbezogener Daten muss vorgebeugt werden, andernfalls drohen erhebliche Konsequenzen. Die strengen Vorgaben für Zugriffsberechtigungen setzen wir mit easyVerein selbstverständlich um und speichern alle Kundendaten auf sicheren Servern in Deutschland.
Als zweiten großen Vorteil der digitalen Vereinsverwaltung würde ich noch die Flexibilität nennen. Gerade in der Corona-Krise durften wir uns nicht mehr persönlich treffen und auch die Vereinsarbeit wurde stark beeinträchtigt. Vereine, die bis dato lokal installierte Programme nutzten, hatten plötzlich ein Problem. Mit einer modernen Vereinssoftware können die Verantwortlichen von überall aus arbeiten und auch zu jederzeit. Einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung und ein Webbrowser. Die Zusammenarbeit innerhalb von Vereinen wird damit um einiges vereinfacht.
Welche Funktionen gibt es im Mitgliederbereich von easyVerein und was kann die easyVerein App?
Kevin Neumann, Projektleitung von easyVerein bei der SD Software-Design GmbH
Unser Mitgliederbereich ermöglicht ein aktives Vereinsleben und die Teilhabe aller Vereinsmitglieder. Es können zum Beispiel Foren zu verschiedenen Themen eingerichtet werden, Mitglieder können sich selbst zu Veranstaltungen anmelden und die Vereinsverantwortlichen haben die Möglichkeit, Sitzungsprotokolle oder die Bilder vom Sommerfest freizugeben.
Mitglieder können über ihren eigenen Login auch ihr eigenes Mitgliederprofil pflegen und damit die Vereinsverantwortlichen entlasten. Zieht ein Mitglied zum Beispiel um, kann es seine Anschrift einfach selbst ändern und muss dazu nicht den Verein informieren.
Unsere App für Android und iOS setzt heute schon nahezu alle Funktionen des Mitgliederbereichs um, enthält darüber hinaus aber auch zahlreiche Admin-Features. Vereinsverantwortliche können ganz bequem übers Smartphone Mitgliederprofile anpassen oder neue Termine für den Vereinskalender erstellen. Die Entwicklung unserer App ist auch noch lange nicht abgeschlossen, es gibt ein monatliches Update mit Verbesserungen und neuen Funktionen.
Welche Art von Support bieten Sie an?
Gerade für Vereine, die bislang noch nicht so viel mit Digitalisierung am Hut hatten und im Bereich Software nicht so erfahren sind, ist Kund:innensupport ein ganz wichtiges Thema. Aus diesem Grund ist der Support über Telefon, E-Mail und einen Live-Chat direkt aus der Software bei all unseren Lizenzen immer inklusive. Für eine noch gezieltere Einarbeitung bieten wir außerdem kostenpflichtige Videoschulungen an und übernehmen (ebenfalls kostenpflichtig) auf Wunsch auch gerne die Datenmigration in easyVerein.
Haben Sie Kund:innenprojekte, auf die Sie besonders stolz sind?
Als allererstes fällt mir da unser aktuell größter Kunde, der Hamburger Sport-Verein e.V., ein. Zum einen natürlich aufgrund der bundesweiten Bekanntheit aus dem Profifußball, zum anderen aber aufgrund der beeindruckenden Mitgliederzahl von aktuell 87.000, womit der HSV e.V. zu den Top 10 der größten Sportvereine Deutschlands zählt.
Im Zuge des Projekts HSV e.V. haben wir besonders die Skalierbarkeit unserer Software auch für hohe Lasten und die Anpassungsfähigkeit bei individuellen Anforderungen unter Beweis gestellt und können seitdem behaupten, jede Vereinsgröße mit easyVerein abbilden zu können.
Hervorheben möchte ich an der Stelle aber auch noch die vielen gemeinnützigen Hilfsorganisationen wie Freiwillige Feuerwehren, DRK-Ortsgruppen, THW-Gruppen oder Tierschutzvereine. Diese Vereine sind nach unserer Meinung für die Gesellschaft von extrem wichtiger Bedeutung und es macht uns stolz, so viele von ihnen mit unserer Software und einem besonderen Rabatt für Hilfsorganisationen unterstützen zu dürfen.
Welche Top 3 Tipps haben Sie für das digitale Mitgliedermanagement im Verein?
- Mut zur Veränderung: Wir kriegen sehr oft mit, dass es besonders in Vereinen mit langer Tradition schwierig ist, sich zu Veränderungen durchzuringen. Vereinsverantwortliche, die ihren Verein digitalisieren möchten, sollten da auf jeden Fall mutig sein, beharrlich am Ball bleiben und Überzeugungsarbeit bei Skeptikern leisten. Gute Argumente für Digitalisierung gibt es auf jeden Fall genügend.
- Förderungen mitnehmen: Klar, eine Vereinssoftware ist im Normalfall teurer als Excel-Listen oder Papierakten und der Preis landet damit häufig auf der Kontra-Seite wenn über eine neue Software entschieden wird. Was viele nicht wissen: Nicht nur wir als Softwareanbieter sind daran interessiert, dass Vereine sich digitalisieren, sondern auch der Staat bzw. die Bundesländer. Es gibt staatliche Förderprogramme auf Landesebene, zum Beispiel in Niedersachsen.
- Mitglieder mit ins Boot holen: Viele Vereine verzeichnen Mitgliederschwund und es wird immer schwerer, gerade junge Leute von einer Vereinsmitgliedschaft zu begeistern. Eine gute Vereinssoftware bietet auch Möglichkeiten, Mitglieder digital aktiv am Vereinsleben zu beteiligen. Einige konkrete Beispiele aus unserem Mitgliederbereich hatte ich ja weiter oben schon aufgezählt. Je mehr man als Mitglied mitbekommt, was im Verein passiert, desto fester wird auch die Bindung zum Verein.
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