Chancen digitaler Verwaltung: Die E-Akte
Digitale Möglichkeiten der Verwaltung und die E-Akte sind schon seit Längerem ein Thema, das Behörden, Bürger und Politik gleichermaßen beschäftigt. Da Dokumente heutzutage in immer größerem Umfang und schneller erzeugt werden müssen, ist es wichtig Verwaltungsprozesse zu modernisieren. Hierbei sind vor allem dezentrale Zugangsmöglichkeiten und flexible Zugriffszeiten von großer Bedeutung. E-Akten würden diese Anforderungen erfüllen, dennoch ist ihre Einführung umstritten. Doch kann man der E-Verwaltung im Zeitalter der Digitalisierung noch entgehen?
Was ist eine E-Akte?
Die E-Akte ist im Prinzip nichts anderes als die digitale Speicherung der Daten einer bestimmten Papierakte. In ihr werden also wie in einer klassischen Akte sachlich zusammenhörige oder verfahrenstechnisch ähnliche Dokumente elektronisch gespeichert. Auch hinsichtlich ihrer Struktur sind E-Akten den Papierakten ähnlich. So finden sich auch in der elektronischen Form Aktendeckblätter oder Register. Allerdings ist das Wissen sowie der Zugriff auf die Akte durch das digitale Archivierungssystem nicht mehr personengebunden, sondern allgemein nutz- und einsehbar.
Vorteile der E-Akte
Die digitale Aktenführung vereinfacht und beschleunigt die Verwaltung von Akten und Statistiken. So sind weniger personelle Ressourcen notwendig, um E-Akten zu pflegen und diese für andere Personen nutz- und einsehbar zu machen. Daher bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile:
- Die Daten sind Zeit- und Ortsunabhängig. Das heißt, dass diese zeitlich und räumlich flexibel bearbeitet werden.
- E-Akten bieten Revisionssicherheit. Vor allem bei bestimmten Aufbewahrungs- und Löschfristen, die bei Rechnungen und Personalakten zu beachten sind.
- Eine gleichzeitige Aktenbearbeitung ist möglich, womit Zeit und Aufwand gespart werden.
- Der Zuordnungs- und Suchaufwand lässt sich vermindern und die Langzeitarchivierung wird vereinfacht.
- Die E-Akte ist kostengünstiger und umweltfreundlicher als die klassische Papierarchivierung.
Unternehmen sparen mit der digitalen Archivierung sehr viel Platz – somit werden zum Beispiel Aktenschränke und Papierarchive abgelöst. Da durch die digitale Ablage vieles vereinfacht wird, spart man durch die Digitalisierung im Aktenbereich Zeit, Geld und Raum. Laut einer Studie liegt beispielsweise das Sparpotential einer Landesbehörde alleine bei den Personalkosten bei etwa 800.000 Euro. Trotz der Angst vor einer Manipulation der Daten durch Hacker, ist die Sicherheit von elektronischen Aktenallgemein betrachtet nicht geringer als die von Akten in Papierform. Teilweise sind Unterlagen auf Papier sogar leichter zu manipulieren als im Dateiformat.
Nachteile der E-Akte
Trotz der zahlreichen Vorteile wird auch über Nachteile in Bezug auf die elektronische Archivierung diskutiert. Dabei wird meistens hervorgehoben, dass E-Akten schwieriger zu schützen wären als klassische Archive, die Papierakten benutzen. Darüber hinaus entsteht ein hoher Aufwand für die digitale Erfassung – das Scannen sowie indexieren – von bestehenden Dokumenten in Papierform. Letztlich wird über die Umsetzung und die Schulung des Personals diskutiert, das die neuen technischen Methoden der Archivierung erlernen müsste.
Wenn man sich für die Einführung einer E-Akte entscheidet, ist es wichtig gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und der IT die Anwender zu informieren und zu schulen, dann steht einer digitalen Archivierung nichts im Wege. Dass die Digitalisierung der Archive nicht zu umgehen ist, zeigt auch das E-Government Gesetz vom August 2013. Dieses verpflichtet alle Bundesbehörden ab 2020 E-Akten zu benutzen.