In unserer Blogpostserie zu hybriden Events haben wir zahlreiche Tipps zur Umsetzung von hybriden Events gegeben – egal, ob es um die ideale Location oder das passende Video-Konferenz-Tool ging. Am 3. Februar dieses Jahres haben wir nun unser eigenes hybrides Event mit 80 Zuschauer:innen veranstaltet. Wie es genau umgesetzt wurde und welchen Herausforderungen wir uns gegenübersahen, erzählen wir in unserem Rückblick.
Bei der Event-Planung ist es wie bei vielen anderen Dingen im Leben auch: Vorbereitung ist alles. Das haben wir auch bei der Planung unseres hybriden Events gemerkt. So waren wir froh, uns von Anfang an auf unterschiedliche Szenarien eingestellt zu haben. Die Flexibilität, die mittlerweile nicht nur in der Event-Branche, sondern auch in vielen anderen Lebensbereichen zur Regel geworden ist, ist nicht zuletzt auch ein Ergebnis der Corona-Pandemie. Sie stellt uns täglich vor neue Herausforderungen.
Rückblick auf unser hybrides Event: Die Herausforderungen
Bereits seit Ende 2021 waren wir mit dem Event-Dienstleister AVENTEM, mit welchem wir das digitale Event durchgeführt haben, im Austausch. Wir haben über den Ablauf der Veranstaltung sowie die Event-Plattform gesprochen. Ursprünglich sollte ein Teil der Zuschauer:innen vor Ort im Studio H. in Hilden teilnehmen. Dies wurde durch die steigenden Corona-Zahlen jedoch untragbar, sodass wir uns entschieden, hauptsächlich Online-Teilnehmer:innen zuzulassen.
Kurz vor dem Event änderte Corona die Lage erneut. Das Ergebnis: Ausschließlich das AVENTEM-Team würde vor Ort sprechen sowie die Regie des Events aus dem Studio in Hilden übernehmen. Unsere anderen Speaker:innen wurden remote zugeschaltet. Um dies zu ermöglichen, wurden die alten Pläne erneut umgeschmissen und ein ausführlicherer Technik-Check vor Beginn anberaumt.
Die Event-Plattform
Um die Online-Teilnehmer:innen des Events möglichst gut abzuholen, haben wir bereits zu Beginn der Planungen gemeinsam mit AVENTEM deren Event-Plattform gestaltet und auf die Anforderungen der Veranstaltung zugeschnitten. Alle Teilnehmenden wurden nach dem Log-In in einer virtuellen Lobby begrüßt.
Zudem gab es folgende Bereiche auf der Plattform:
- Die Mainstage,
- die Speakers Lounge
- und die Info Lounge
Der Hauptteil des Events fand auf der Mainstage statt. Hier hielten unsere Speaker:innen ihre Vorträge und die Online-Teilnehmer:innen konnten Fragen stellen sowie an parallel stattfindenden Live-Abstimmungen mit dem POLYAS Live Voting teilnehmen. Die Zugangsdaten hierzu hatten sie vor dem Event per E-Mail erhalten.
Patricia Schwan (POLYAS) und Tobias Brand (VR-Neworld) auf der Mainstage während der Veranstaltung.
Das Live Voting war als iFrame rechts der Bühne eingebunden. Die Abstimmungen richteten sich an den Themen der aktuell laufenden Vorträge aus. Die Intention hier hinter war nicht nur eine Interaktion zwischen Veranstalter:innen und Teilnehmer:innen zu schaffen, sondern auch den Wissenstand der Teilnehmenden zu den Themen abzufragen.
Über in der Speakers Lounge befindliche „Fahrstühle“ konnten die Online-Teilnehmer:innen in der Pause sowie nach den geplanten Vorträgen in separaten Räumen direkt in Kontakt mit den Vortragenden treten und Fragen stellen. Um diesen Live-Austausch zu ermöglichen, war in jedem Raum eine Zoom-Konferenz hinterlegt. Die Lounges ergänzten das Frage-Tool auf der Mainstage und ermöglichten einen direkten Austausch, wie er auch bei Vor-Ort-Veranstaltungen gegeben ist.
Jetzt das Recording des Events ansehen >
In der Info-Lounge konnten sie sich in einer virtuellen Ausstellung an einzelnen Aufstellern über die Firmen und Speaker:innen des Events informieren und Kontaktdaten herunterladen.
Die Umsetzung
Im Rückblick auf unser hybrides Event möchten wir nicht versäumen, Ihnen etwas über die Inhalte des Events zu verraten. Es gab viele spannende Vorträge von Speaker:innen mit ganz unterschiedlichen beruflichen Hintergründen und Erfahrungen.
Zunächst gab Antonia Reichwein, Partner Managerin bei POLYAS, einen Einblick darin, wie sich das POLYAS Live Voting auf hybriden Veranstaltungen einsetzen lässt. Da die Teilnehmer:innen das Live Voting ohnehin während des Events testen konnten, zeigte sie in ihrem Vortag ein Live-Voting-Projekt im POLYAS Online-Wahlmanager und erklärte, wie die Abstimmungsfragen vom Live Voting Cockpit aus live geschaltet und die Ergebnisse angezeigt werden können.
Im Anschluss daran sprach Tobias Brand, Abteilungsleiter Beratung und Vertrieb bei VR-NetWorld, über virtuelle General- oder Vertreterversammlungen bei Genossenschaftsbanken.
Die VR-Networld stand gemeinsam mit den Genossenschaftsbanken 2020 vor der Herausforderung, die General- und Vertreterversammlungen aufgrund von Kontaktbeschränkungen ins Virtuelle zu übertragen. Mittlerweile haben sie mithilfe des digitalen Netzwerks für Mitglieder, sowie einer darin integrierten Plattform für Live-Veranstaltungen und dem POLYAS Live Voting erfolgreich 300 virtuelle und rechtssichere General- und Vertreterversammlungen durchgeführt.
Die Speakers Lounge auf der Event-Plattform.
Nach einer kurzen Kaffee-Pause ging es mit dem spannenden Thema „Social-Media-Tools“ weiter. Stephanie Paulutt und Peter Bernskötter, Geschäftsentwicklung sowie Gründer und Geschäftsführer von bc.lab, zeigten Beispiele aus der Praxis und erklärten worauf es beim Social-Media-Monitoring zu achten gilt. Mit dem bc.lab monitor kann auf unterschiedlichsten Kanälen getrackt werden, was online über Ihr Event geschrieben wird. So könne das Event sichtbarer gemacht werden, Feedback in die Event-Inhalte integriert werden und es könnten Rückschlüsse für weitere Veranstaltungen gezogen werden, wie Bernskötter erklärte.
Mehr zum Thema Social-Media-Monitoring lesen Sie hier >
Holger Niewind, Geschäftsführer AVENTEM, stellte im Anschluss daran seine Firma mit ihren unterschiedlichen Studios in Hilden und Dienstleistungen vor. Es sei wichtig, die Zielgruppe und ihre Anforderungen an die Veranstaltung zu kennen, um einen passenden Anbieter für die Event-Plattform auszuwählen sowie die Inhalte dieser darauf abzustimmen, so Niewind.
Schließlich ging es praxisbezogen weiter: Anastasia Tomskikh, Election Managerin bei POLYAS, stellte zwei Beispiele für hybride bzw. Online-Veranstaltungen mit Live Voting vor. Anhand dieser Beispiele gab sie die Empfehlung, ein mehrstufiges Support-System vorzusehen sowie einen einfachen Anmeldeprozess zu wählen und eine Probeveranstaltung abzuhalten.
Tobias Dillberger, Geschäftsführer Pollonis, schloss die Veranstaltung mit seinem Vortrag ab. Er selbst hat bereits viel Erfahrung im Bereich Projektmanagement und Eventplanung und nannte als größte Herausforderung von hybriden Events die Abholung der Online-Teilnehmer:innen. Bei der Planung im Vorfeld gelte es, die IT-Komponenten der Veranstaltung mit den Offline-Bereichen (Location, Catering etc.) zu synchronisieren und aufeinander abzustimmen. Hier solle man zudem mehrgleisig planen und unterschiedliche Szenarien mitbedenken, so Dillberger.
Rückblick auf unser hybrides Event: Unser Fazit
Von der Vorbereitung eines digitalen oder hybriden Events bis hin zur konkreten Ausgestaltung und Umsetzung auf Event-Plattformen mit oder ohne Abstimmungstool und Social Media Monitoring, gab es auf unserem hybriden Event viele informative Inhalte. Wir hoffen, dass wir offene Fragen unserer Teilnehmer:innen zu ihrer eigenen Event-Planung klären und ihren Blick auf die zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten eines solchen Events weiten konnten.
Tobias Dillberger (Pollonis) bei seinem Vortrag auf der Mainstage.
Zahlreiche positive Rückmeldungen haben uns bereits erreicht – dafür möchten wir uns an dieser Stelle bedanken.
Wenn Sie die Tipps und Tricks unserer Speaker:innen befolgen, steht dem Erfolg Ihres hybriden Events nichts im Wege.
Mehr Tipps zu hybriden Veranstaltungen finden Sie hier >