5 Tipps für hybride Veranstaltungen
Hybride Veranstaltungen erschließen durch eine unbegrenzte und ortsunabhängige Teilnahme neue Zielgruppen. Egal ob München, Hamburg oder Europa – eine Teilnahme ist von überall auf der Welt möglich. Eventplaner haben die Aufgabe, die virtuelle mit der reellen Welt zu verbinden. Lesen Sie unsere fünf Top Tipps für hybride Veranstaltungen und dazu, wie diese Verbindung zum unvergesslichen Event-Erlebnis wird!
1. Aus Zwei mach‘ Eins
Anders als bei rein digital oder nur in Präsenz stattfindenden Veranstaltungen gibt es für hybride Events nicht das eine Eventkonzept. Aufgrund zweier unterschiedlicher Räume, die es bei hybriden Veranstaltungen abzubilden gilt, ist es wichtig, zwei getrennte Konzepte zu erstellen – eins für den digitalen Teil der Veranstaltung und eins für den am Veranstaltungsort.
Das heißt nicht, dass diese nicht miteinander harmonieren müssen. In jedem Fall müssen beide Eventkonzepte dasselbe Messaging sowie identischen Content bieten. Nichtsdestotrotz haben beide Elemente in puncto Planung unterschiedliche Anforderungen:
Für die Präsenzveranstaltungen müssen ein Veranstaltungsort, Bestuhlung, Tontechnik und Catering organisiert werden. Die Online-Veranstaltung braucht verschiedenste Online-Werkzeuge wie Streamingdienste, digitale Abstimmungstools oder eine Event-Landingpage mit virtuellen Bühnen, um Inhalte digital an die Besucher:innen weiterzugeben.
Denken Sie bei der Planung Ihrer hybriden Veranstaltungen die beiden Bereiche also zunächst getrennt und stimmen Sie diese danach aufeinander ab. Dieses Vorgehen verhindert es, wichtige Dinge bei der Planung aus den Augen zu verlieren.
Lesen Sie mehr zu hybriden Events im Ratgeber des German Convention Bureaus >
2. Auf Qualität setzen
Sowohl im digitalen Raum als auch am Veranstaltungsort zählt die Qualität zweier Dinge besonders: Bild und Ton.
Bildquelle: Canva®
Deshalb empfehlen wir Ihnen in unseren Tipps für hybride Veranstaltungen, bei der Aufzeichnung des Streams für Ihre virtuell teilnehmenden Personen auf eine exzellente Kameraqualität zu setzen. Im selben Zuge ist auch die Darstellung auf der Bühne vor Ort wichtig. Auch hier sollten Sie optimal ausgestattet sein: Leinwand, Beamer, Licht. So bieten Sie auch Ihren angereisten Teilnehmer:innen das beste optische Eventerlebnis.
Ebenfalls wichtig bei hybriden Veranstaltungen ist der Ton. Achten Sie also darauf gute und funktionierende Mikrofone zu stellen und planen Sie auch immer den Ausfall eines Gerätes mit ein. Die Tonübertragung sollte im realen sowie virtuellen Raum stimmen. Hier sollten Sie auch bei Ihrem Streaming-Dienstleister auf Tonqualität achten.
Ein dritter wichtiger Punkt, der allerdings nur den Veranstaltungsort betrifft, ist die Bandbreite für ein stabiles Internet. Bedenken Sie, dass insbesondere bei einer hybriden Veranstaltung, bei welcher die Interaktion zwischen den beiden Teilnehmergruppen ausschließlich digital stattfinden kann, ausreichend Bandbreite zur Verfügung steht. Nichts ist ärgerlicher als ein perfekt geplantes Event, welches aufgrund von solchen Problemen zum Flop wird.
3. Interaktion und Integration
Die Interaktion zwischen den Teilnehmergruppen sollte vom Veranstalter einer hybriden Veranstaltung nicht nur ermöglicht (bspw. über einen Chat), sondern gezielt gefördert werden.
Unser dritter Tipp für hybride Veranstaltungen: Bauen Sie in Ihrem Konzept bewusst Frage- oder Austauschrunden ein, an denen sich alle Teilnehmer:innen beteiligen können.
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Hierbei ist es wichtig, insbesondere die digital Teilnehmenden miteinzubeziehen – sprechen Sie diese persönlich an beispielsweise über eine Moderation und bieten Sie virtuelle Ersatzerlebnisse an: Übertragen Sie das Format Ihres Veranstaltungsortes ins Digitale, lassen Sie die Teilnehmer:innen in einem virtuellen Empfangsraum ankommen oder bieten Sie Ihnen die Möglichkeit, unterschiedliche Räume zu betreten, um verschiedene Vorträge zu verfolgen.
Entwickeln Sie ein Event-Drehbuch, um die digitale Reise zu einem meisterhaften virtuellen Erlebnis zu machen. Mehr zur Inszenierung einer digitalen Heldenreise bei hybriden Events lesen Sie in diesem Beitrag des Bundesverbandes Industrie Kommunikation e. V. >
Um das Event für die Online-Teilnehmer:innen abwechslungsreicher zu gestalten, können Sie während der Übertragung ruhig des Öfteren die Kameraperspektive wechseln. Hier können Sie auch von ungewöhnlichen Kameraperspektiven Gebrauch machen – filmen Sie beispielsweise aus der Froschperspektive auf die Bühne. So haben die Online-Teilnehmer:innen eine ähnliche Sicht auf das Geschehen, wie das Publikum vor der Bühne.
4. Weniger ist mehr
Alle Tools und Plattformen die vor Ort sowie digital auf Ihrer hybriden Veranstaltung genutzt werden, sollten einfach einrichtbar sowie intuitiv nutzbar sein.
Frei nach dem Motto „Weniger ist mehr“ sollten Sie je nach Event mittlere bis niedrige Technikkenntnisse voraussetzen und nicht zu ausgefeilte bzw. zu viele technische Anwendungen nutzen. So erleichtern Sie die Teilnahme und vermeiden Verzögerungen.
Ein zusätzlicher Tipp für hybride Veranstaltungen: Stellen Sie Anleitungen oder einen technischen Support zur Verfügung, an den sich die Besucher:innen wenden können, sollte ein Problem auftreten.
5. Intensiv getestet ist halb durchgeführt
Testen Sie den Ablauf Ihrer hybriden Veranstaltung am besten ein- bis zweimal. Proben ermöglichen es auch Eventveranstaltern die eigene Veranstaltung als Teilnehmer zu erleben. So erweitern Sie Ihren Blick auf mögliche Probleme oder fehlende Inhalte und können gegebenenfalls noch mal nachbessern.
Scheuen Sie sich nicht, den ersten Test frühzeitig durchzuführen. Auch wenn der Ablauf, die Inhalte und die Technik noch nicht final stehen, kann ein erstes Eventerlebnis wichtige Anstöße für Umstrukturierungen geben. In diesem Fall haben Sie auch noch genügend Zeit, diese umzusetzen und kommen kurz vor der hybriden Veranstaltung nicht in Zeitdruck.
Weitere tolle Anregungen und Tipps zu hybriden Veranstaltungen finden Sie in Kürze hier in weiteren Blogbeiträgen. Bis dahin können Sie sich auch auf unserer Themenseite zu hybriden Veranstaltungen umsehen.