Wenn Sie zum Wahlmanagement gehören und eine Wahl organisieren, gibt es eine Menge zu tun. Das bedeutet in der Regel, dass Sie durchdacht planen, mehrere Bälle jonglieren und einen kühlen Kopf bewahren müssen. Da kann es unter Umständen hinderlich sein, wenn zu viele Leute mitplanen wollen. Denn: Zu viele Köche verderben den Brei.
Um das zu vermeiden, ist es ratsam, neben dem Wahlleiter auch einen Wahl-Vorstand bzw. ein Wahl-Kommitee aufzustellen, das sich um alle Belange der Wahlplanung, der Wahlorganisation und der Durchführung kümmert.
Dennoch sollten Sie alle für die Wahl wichtigen Personen über jeden bedeutsamen Schritt, den Sie im Zuge der Wahlvorbereitung unternehmen, vorab informieren. Auch wenn es Mehraufwand bedeutet: Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse aller unmittelbar und mittelbar von der Wahl Betroffenen. Sonst kann es schlimmstenfalls erst während der Wahl zu Grundsatzdiskussionen kommen, die eine erfolgreiche Durchführung verhindern.
Sichern Sie sich also immer ab, indem Sie alle Beteiligten der Wahl – besonders die sogenannten „Stakeholder“ – ins Boot holen.
Über Stakeholder und warum Sie für Wahlen wichtig sind
Was sind Stakeholder?
Das Wort „Stakeholder“ ist eines der englischen Trendwörter, die so gerne und oft verwendet werden. Deshalb hier zuerst einmal eine Erklärung:
„Stakeholder“ bedeutet übersetzt „Teilhaber“. Ein Stakeholder ist also eine Person, die ein Interesse oder einen Einfluss auf ein bestimmtes Projekt oder einen Prozess hat – oder auf das nachfolgende Ergebnis.
Ein Stakeholder muss nicht zwingend eine einzige Person sein. Es kann sich auch um eine Gruppe handeln, wie einen Umwelt-Verein oder die Nachbarn. Auch der Vorstand ist ein wichtiger Stakeholder für alle Entscheidungen, die z. B. in einem Verein getroffen werden.
Wer sind diese Stakeholder?
Jeder, der ein berechtigtes Interesse oder irgendeinen Einfluss auf die bevorstehende Wahl hat, ist einer Ihrer Stakeholder. Das können z. B. die einzelnen Kandidaten sein, die Vereinsverwaltung oder das Vereinsmanagement, aber auch Ehrenmitglieder, Förderer, Freunde und Medienvertreter.
Wie genau sollte man vorgehen, um Stakeholder ins Boot zu holen?
Machen Sie sich hier keine allzu großen Umstände. Sorgen Sie aber dafür, dass jeder rechtzeitig alle notwendigen Informationen erhält. Das können Sie auf verschiedenen Wegen tun:
- E-Mail bzw. postalische Benachrichtigung
Senden Sie regelmäßige Updates zum Planungsfortschritt an alle Stakeholder – hier reicht es, wenn Sie kurz und informativ formulieren. - Persönliche Anrufe
Diese eignen sich bei größeren Entscheidungen oder einflussreicheren Stakeholdern (z. B. den Kandidaten). In wichtigen Fällen ist es immer ratsam, sich kurz persönlich zu melden. - Erreichbar sein
Geben Sie in Ihren Updates immer eine Kontaktmöglichkeit an. Werden Sie nicht müde zu erwähnen, dass man sich über diese Kontaktmöglichkeit jederzeit darüber informieren kann, was vor sich geht. - Pressemitteilung bzw. Presseinformation
Für den Fall, das Medien im Spiel sind, schreiben Sie eine kurze und informative Pressemitteilung. Verschriftlichen Sie ein paar Hintergrundinformationen, die bei Bedarf zugesandt werden können.
Diese „Absicherungskommunikation“ ist in keinem Fall dazu gedacht, jemanden bevorzugt zu behandeln. Sie dient ausschließlich dazu, Missverständnissen vorzubeugen und sich möglicherweise anbahnende Grundsatzdiskussionen (die sich auch auf die Wahlsatzung, Wahlordnung oder Verreinsatzung erstrecken können) schon in der Planungsphase auszulösen.
Denn wenn alles bereits durchdacht und geplant ist, kann es unter Umständen teuer werden, wichtige Punkte noch einmal aufzunehmen und zu ändern.