Nachgefragt: Wir haben uns mit einem Experten über die rechtlichen Grundlagen der virtuellen Mitgliederversammlung unterhalten. Er hat uns verraten, worauf man achten muss, wenn man die digitale Mitgliederversammlung im Verein einführen möchte.
Ein Gastbeitrag von Dr. Thomas Dehesselles, Rechtsanwalt und u.a. Fachexperte für Vereins- und Verbandsrecht // Partner bei Sonntag & Partner
Ein Verband ist in der Ausgestaltung seiner Binnenstruktur grundsätzlich frei und kann eigene Regelungen für Mitgliederversammlungen schaffen. Virtuelle Mitgliederversammlungen und Online-Wahlen sind deshalb grundsätzlich möglich. Eine Möglichkeit ist die Zuschaltung der Verbandsmitglieder zu der Versammlung über eine Zwei-Wege-Direktverbindung (z.B. über Internet mit einer Kommentierfunktion). Eine weitere Option ist die elektronische Ausübung des Stimmrechts, z.B. per E-Mail oder über eine spezielle Software, zum Beispiel einer Online-Wahlsoftware. Beides muss in der Satzung festgelegt werden.
Der Online-Dialog ist nur eine Option
Alle Online-Verfahren müssen innerhalb eines begrenzten Zeitraums eingeleitet und abgehalten werden, um hinsichtlich der sich verändernden Mehrheitsverhältnisse repräsentativ sein zu können. Die Online-Teilnahme kann durch die Einrichtung eines Internet-Dialogs erfolgen. In der Rechtsprechung als wirksam angesehen wurde bisher die Mitgliederversammlung in einem Chat-Room, der nur für Mitglieder unter Angabe ihrer Legitimationsdaten und mit einem gesonderten Zugangswort zugänglich ist. Damit die Verbandsmitglieder ihre Rede- und Fragerechte ausüben können, empfiehlt sich ein moderierter Chat.
Denkbar ist auch eine Versammlung in Mischform zwischen Online-Teilnahme und physischer Präsenz.
Die elektronische Ausübung des Stimmrechts eignet sich besonders für Wahlen und Abstimmungen, bei denen es lediglich um einfache Ja/Nein-Entscheidungen geht, da sie selbst keinen Raum für Anregungen und Diskussionen bietet. Um dennoch Aktualisierungen in die Abstimmung aufzunehmen, kann der Verband im Vorlauf eine bestimmte Frist bestimmen, innerhalb derer Änderungsvorschläge der Mitglieder berücksichtigt werden.
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Virtuell Mitglieder zusammenführen
Denkbar ist auch eine Versammlung in Mischform zwischen Online-Teilnahme und physischer Präsenz. Dies lässt sich z.B. herbeiführen, indem ein Teil der Abstimmungsberechtigten über das Online-Verfahren abstimmt, der physisch anwesende Teil die Abstimmung an Stimmgeräten durchführt. Dies ist ähnlich zu einem System, bei dem sich die Verbandsmitglieder in verschiedenen Räumen aufhalten – etwa bei Großvereinen mit hohen Mitgliederzahlen – und die Räume jeweils per Live-Verbindung miteinander kommunizieren können. Auch hier empfiehlt sich die Strukturierung der Wortbeiträge durch einen Moderator.
Vorteile der virtuellen Mitgliederversammlung
Virtuelle Verfahren sind aufgrund der technischen Möglichkeiten zur Registrierung, Speicherung und Abzählung der abgegebenen Stimmen oder Stimmenthaltungen zuverlässiger als das Identifizieren und Zählen flüchtiger Handzeichen in einer herkömmlichen Versammlung. An einem Online-Verfahren kann grundsätzlich eine unbegrenzte Zahl von Personen teilnehmen und es lässt sich über längere Zeiträume, z.B. mehrere Tage, erstrecken. Auch eine namentliche Einzelabstimmung ist möglich. Außerdem lassen sich Zeitfenster für Fragen und Interaktionen einplanen.
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Die Online-Teilnahme bzw. elektronische Stimmabgabe kann mithin eine moderne Alternative zur herkömmlichen Präsenzversammlung sein. Die Online-Wahl bedarf allerdings einer ausdifferenzierten, satzungsgemäßen Grundlage.
Gez. Dr. T. Dehesselles / V. Richter