Agiles Arbeiten bei POLYAS

POLYAS wächst, bleibt in der Arbeit agil und organisiert sich in autonomen Teams. Was kann man unter dem Begriff agiles Arbeiten verstehen und welche Vorteile ergeben sich? POLYAS erklärt, was sich hinter dem Begriff verbirgt und gibt Einblicke in die eigene agile Arbeit bei der Weiterentwicklung des POLYAS Online-Wahlsystems.

Themen:

  • Einführung agiles Arbeiten
  • Vorteile für Arbeitnehmer und Unternehmen
  • Umstellung zu agilen Arbeitsmethoden

Damit ein Unternehmen auf lange Sicht erfolgreich ist, muss es sich stetig weiterentwickeln. Das funktioniert in starren Strukturen langsamer als mit agilen Arbeitsmethoden. Je weniger bürokratisch Arbeitsprozesse abgewickelt werden, desto mehr Raum entsteht für Innovation.

POLYAS arbeitet agil

Die Entwicklung der Software für POLYAS Online-Wahlen ist komplex und dynamisch: Viele Prozesse laufen parallel ab und bedingen sich gegenseitig. Verschiedene Teams arbeiten eng verzahnt am gleichen Produkt. So arbeitet bei POLYAS ein Entwickler-Team an der Weiterentwicklung der Software, während diese vermarktet wird. Election Manager führen parallel die Online-Wahlen durch und beraten die Kunden bei Fragen rund um die Online-Wahl.

Elisa Utterodt ist Produkt-Marketing-Managerin bei POLYAS und Expertin für agiles Arbeiten. Sie erklärt, was man unter dem Begriff verstehen kann:

Elisa Utterodt

Elisa Utterodt, Produkt Marketing Managerin bei POLYAS

„Agil bedeutet flexibel. In Bezug auf die Arbeit in Unternehmen bildet agiles Arbeiten einen Gegensatz zum klassischen Projektmanagement, wo ein vorher festgelegter Plan sklavisch eingehalten wird. Agiles Arbeiten, sei es bei der Entwicklung eines Produktes oder bei der Planung einer Veranstaltung, funktioniert zeitgebunden und schnell. Ein Projekt wird in kleinen Arbeitspaketen strukturiert, die fortwährend immer wieder neu bewertet werden. Der Projektplan kann sich also ändern, um sicherzustellen, dass er noch zur dynamischen Umgebung passt.“

Methoden

Beim agilen Arbeiten können verschiedene Methoden zum Einsatz kommen, die den Entwicklungsprozess effizienter machen. Welche sind besonders wirksam?

„Zeitlich begrenzte Meetings mit Mitarbeitern verschiedener Teams sorgen dafür, dass durch verschiedene Perspektiven ein umfassender Blick auf den Status entsteht und man sich schnell auf die anstehenden Aufgabenpakete oder Vorgehensweisen einigen kann“, erklärt Elisa Utterodt.

Ein Beispiel für so ein zeitlich begrenztes Meeting ist das sogenannte „Daily“. Das sind tägliche Meetings, zu denen sich das gesamte POLYAS Entwicklerteam zusammensetzt. Oft dauert ein Daily nicht länger als 15 Minuten – eine sogenannte Time-Box. In dieser Zeit stimmen sich die Entwickler über den Stand ihrer laufenden Projekte ab und informieren sich gegenseitig über wichtige Themen, die alle betreffen. Ziel dabei ist, Überschneidungen zu vermeiden und eine produktive Fehlerkultur zu schaffen. So können Folgefehler vermieden und Störfaktoren ausfindig gemacht werden, die den Arbeitsprozess behindern. Elisa Utterodt erzählt, mit welchen weiteren Methoden POLYAS agiles Arbeiten gestaltet:

„Wir bei POLYAS orientieren uns an der Kanban Methode der Prozesssteuerung. Projekte werden in Phasen unterteilt. In den Phasen gibt es unterschiedliche Aufgaben, die nach Priorität bearbeitet werden. Zusätzlich bilden wir interdisziplinäre Task-Forces zu strategisch wichtigen Projekten, die interdisziplinär zusammengesetzt sind. So erarbeitet etwa eine Task Force neue Systemtexte für die Wähleransicht des Online-Wahlsystems.“

POLYAS trat auf der DIGITAL X 2019 als Digitalisierungsvorreiter auf und erzählte die Unternehmensgeschichte. Lesen Sie hier die Story!

Agiles Arbeiten ist kundenorientiert

POLYAS orientiert sich in der Produktentwicklung an den Anforderungen der Kunden und führt Marktanalysen durch. Die so entdeckten Anforderungen werden in User Stories zusammengefasst. Die User Stories werden in einer Road Map geordnet und priorisiert. Dabei stellen wir uns regelmäßig die Fragen: Was brauchen wir aktuell, um X zu erreichen? Was hat sich als wenig nützlich erwiesen und sollte nicht weiterverfolgt werden?

Elisa Utterodt gibt ein Beispiel: „Wir klopfen den Markt auf Needs ab. So gibt es aktuell das Bedürfnis, Kandidaten für eine Wahl online zu nominieren. Daher arbeiten wir momentan an einer Nominierungsplattform, die die Kandidatenkür mit abbildet und direkt mit der Online-Wahl nahtlos verzahnt.“

Lesen Sie in unseren Kundeninterviews, welche Erfahrungen unsere Kunden mit dem POLYAS Online-Wahlsystem gemacht haben!

Autonome Teams

Für Großprojekte gibt es interdisziplinäre Projektteams, die Entscheidungen eigenständig und ohne Rücksprache mit der Geschäftsleitung treffen können. So stellt POLYAS sicher, dass die Entscheidungswege kurz sind und alle Mitarbeiter ohne formale Hierarchien im Alltag auskommen. Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit kann auch ein erfolgreicher Wissenstransfer entstehen. Transparenz wird dadurch zur Grundkonstante für agiles Arbeiten.

„So werden die einzelnen Rollen der Teammitglieder auch für jeden klarer. Jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist, dadurch verkürzen sich die Kommunikationswege“, sagt Elisa Utterodt.

Vorteile für Unternehmen

Ist das Zusammenspiel von Management und agilen und eigenständigen Teams erfolgreich, ergeben sich für das Unternehmen eine Reihe von Vorteilen für einen schnelles Wachstum:

  • Effizientere Arbeitsprozesse
  • Schnelles Reagieren auf Marktveränderungen
  • Stetige Verbesserung des Produktes und der Arbeitsprozesse
  • Schnellere Ankunft des Wunschproduktes beim Kunden
  • Weniger Umsatzverlust

Vorteile für Mitarbeiter

Agiles Arbeiten bringt Vorteile mit sich, von denen Mitarbeiter in ihrer beruflichen Weiterentwicklung profitieren können:

  • Mehr Eigenverantwortung
  • Mehr Gestaltungs- und Mitbestimmungsmöglichkeiten
  • Einblicke in andere Arbeitsbereiche
  • Teamarbeit
  • Produktive Fehlerkultur

Von der starren zur agilen Arbeitsweise – Voraussetzungen

Kein Unternehmen kann seine Angestellten zu einer agilen Unternehmenskultur zwingen, da diese auf der Bereitschaft jedes Einzelnen zur Eigenständigkeit fußt. Mitarbeiter müssen sich aktiv für die agile Arbeitsweise entscheiden, damit diese erfolgreich sein kann. Das Selbstverständnis der Mitarbeiter ist in diesem Arbeitsmodell das eines Teamplayers, der gern Verantwortung übernimmt. Die Rolle des Managements ist dann die des Unterstützers. Das Management vermittelt Vertrauen und ermutigt.

Sind diese Voraussetzungen und die Motivation der Mitarbeiter gegeben, steht einer erfolgreichen Einführung von agilen Arbeitsmethoden nichts mehr im Wege.

Agil entwickeltes Produkt

POLYAS hat einen Online-Wahlmanager entwickelt, mit dem sie spielend leicht selbst Wahlen einrichten können. Doch die Entwicklung des Wahlmanagers bleibt nicht stehen. Es kommen regelmäßig neue Features hinzu, damit unsere Kunden auch speziellere Anforderungen abdecken können.

Eine Online-Wahl mit bis zu fünf Wahlberechtigten ist kostenfreiJetzt testen!