Hier finden Sie alle Informationen und Materialien für Ihre Online-Hochschulwahl mit POLYAS!

Alle Schritte für Ihre Online-Hochschulwahl mit POLYAS

Viele deutsche und internationale Hochschulen führen Ihre Gremienwahlen inzwischen online mit POLYAS durch. Vorbereitung und Durchführung erfolgten dabei immer nach einem bestimmten Konzept, das wir auf Basis unserer langjährigen Erfahrung erarbeitet haben. Auf dieser Seite finden Sie alle Schritte für Ihre Online-Hochschulwahl mit POLYAS und alle notwendigen Materialien.

1. Vorbereitungsphase

In der Vorbereitungsphase geht es zunächst darum, einen Zeitplan für Ihre Wahl zu erstellen und einen Account im POLYAS Online-Wahlmanager anzulegen. Dazu haben wir Materialien für Sie vorbereitet:

Zur Registrierung für den Online-Wahlmanager gelangen Sie hier >

► Achtung: Bitte geben Sie beim Erstellen Ihres Profils Ihre Rechnungsadresse an, da sonst keine (Test-)Wahlen gestartet werden können.

2. Einrichtungsphase

Erstellung der Stimmzettel

Der erste Schritt beim Einrichten Ihrer Online-Hochschulwahl ist das Erstellen der Stimmzettel. In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie Stimmzettel ganz einfach als Excel-Datei erstellen und in den POLYAS Online-Wahlmanager hochladen:

 

Bei den meisten Hochschulen ist die Wählerschaft in Wählergruppen unterteilt. Welche Einstellungen in der Stimmzettel-Vorlage (Excel) und im Online-Wahlmanager vorgenommen werden müssen, erfahren Sie in diesem Video:

 

► Die im Video gezeigte Excel-Vorlage für den Upload des Wählerverzeichnisses enhält viele Spalten für verschiedene personenbezogenen Daten (Adresse etc.). Diese Spalten sind optional und müssen nicht von Ihnen ausgefüllt werden. Bitte beachten Sie dazu auch den Abschnitt Einrichtung der Authentifizierung.

Nun fehlt nur noch die Excel-Vorlage für Ihren Stimmzettelimport. Laden Sie sich diese hier herunter!

Einrichtung der Authentifizierung

Sofern Sie sich für eine Authentifizierung per POLYAS SecureLink entscheiden, gelangen die Wahlberechtigten über das Intranet der Hochschule zur Stimmabgabe. POLYAS benötigt in diesem Fall ein gehashtes Wählerverzeichnis von Ihnen. Das bedeutet, das Verzeichnis ist anonymisiert und  POLYAS erhält keine personenbezogenen Daten der Wahlberechtigten.

Wie das Hashen (Anonymisieren) des Wählerverzeichnisses funktioniert, erfahren Sie in dieser Anleitung >

Von POLYAS erhalten Sie eine Anleitung, mit deren Hilfe Ihre IT-Abteilung die Implementierung des SecureLinks umsetzen kann. Wenden Sie sich für die Anleitung an Ihre:n POLYAS Election Manager:in.

Online-Nominierung

Neben der Online-Wahl bietet POLYAS auch die Online-Nominierung an, die im Vorfeld der Wahl stattfinden kann. Damit verläuft auch die Kandidatenkür digital und kann im Anschluss auch mit einer POLYAS Online-Wahl verbunden werden. So verwalten Sie alle Prozesse übersichtlich in einem Tool. Im Hilfecenter erfahren Sie, wie Sie eine Online-Nominierung selbst erstellen:

Zum Hilfecenter >

POLYAS-TIPP: Sie nutzen die Software "UniWahl", um Ihre Hochschulwahl zu erstellen? Das POLYAS Online-Wahlsystem verfügt über eine Schnittstelle zu UniWahl, über die Sie Ihre Stimmzettel als xml-Datei übertragen können. Dazu müssen Sie lediglich das „E-Wahl-Modul“ innerhalb von UniWahl erwerben. Für Fragen wenden Sie sich an Ihre:n POLYAS Election Manager:in.

3. Testwahlphase

In der Testwahlphase überprüfen Sie Ihre Online-Wahl auf Herz und Nieren. Stimmen alle Stimmzettelinhalte? Sind alle Wählergruppen korrekt angelegt? Funktionieren alle gebuchten Features wie geplant? Sie erhalten über den SecureLink oder per E-Mail eine Einladung zum Testen der Wahl und übermitteln uns, was noch angepasst werden soll.

4. Wahlphase

Schließlich startet die heiße Phase der Wahl: Sind alle Änderungen umgesetzt, die sich aus der Testwahl ergeben haben, erfolgt die Abnahme des Projekts und die Online-Wahl wird versiegelt. Eine Änderung an der Konfiguration der Wahl ist nun nicht mehr möglich. Die Wahl startet zum vorgesehenen Zeitpunkt und Ihre Wahlberechtigten geben ihre Stimmen online ab.

5. Letzter Schritt: Nachbereitung Ihrer Wahl

Sobald die Wahl abgeschlossen ist, können Sie die Ergebnisse im Online-Wahlmanager als PDF-Datei herunterladen. Zudem können Sie von Ihrer:m POLYAS Election Manager:in das Wahlarchiv übermittelt bekommen, sodass Sie die Logdateien zur Online-Wahl einsehen können. In diesen ist verzeichnet, wie die einzelnen Serverkomponenten während der Online-Wahl gearbeitet haben.

Mehr dazu hier >

Zudem bieten wir Ihnen nach der Wahl ein Feedbackgespräch an, in dem Sie Raum erhalten, über den Prozess zur Einrichtung der Online-Wahl zu reflektieren und Anregungen an das POLYAS Team weiterzugeben.

Das sind alle Schritte für Ihre Online-Hochschulwahl mit POLYAS. Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche Online-Wahl!