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Online-Nominierung einrichten: So funktioniert’s im Self Service

In wenigen Schritten ist Ihre Online-Nominierung erstellt

  • Wahlvorschläge für die Nominierungsplattform erstellen
  • Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten hochladen
  • Einladungen versenden und Online-Nominierung starten

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So richten Sie einen Wahlvorschlag in der Nominierungsplattform ein

Nominierungsplattform: Wahlvorschlag einrichten

Zu Beginn sollten Sie sich im POLYAS Online-Wahlmanager registrieren oder anmelden. Klicken Sie im Menü auf „Neues Projekt“ und wählen Sie „Nominierungsplattform“. Klicken Sie nun in das Feld „Unbenannte Nominierung“ und geben Sie Ihrem Projekt einen Namen.

Klicken Sie auf den Tab Wahlvorschlag. Hier erstellen Sie die Vorlagen, die die Nominierungsberechtigten zum Einreichen ihrer Wahlvorschläge nutzen können. Geben Sie dem Wahlvorschlag einen Titel und klicken Sie anschließend auf das Zahnradsymbol. Nun haben Sie die Auswahl zwischen einer Selbst-, Fremd- oder Listennominierung:

  • Selbstnominierung: Die Vorschlagsberechtigten dürfen sich selbst nominieren? Dann wählen Sie diese Option
  • Fremdnominierung: Hier schlagen die Nominierungsberechtigten andere Personen für eine Kandidatur vor
  • Listennominierung: In diesem Fall werden ganze Listen als Wahlvorschlag eingereicht

Im Fall von Listen- und Fremdnominierungen können Sie Ihrem Wahlvorschlag nun Spalten und Zeilen hinzufügen, zum Beispiel für Vor- und Nachnamen der Kandidierenden, Adressen oder sonstige Daten. Bei Listennominierungen können Sie Vorschlagsberechtigten zusätzlich ermöglichen, eine Person einzutragen, die mit der Organisation der Liste beauftragt ist. Bei der Selbstnominierung kann ausgewählt werden, ob ein:e Stellvertreter:in angegeben werden muss.

Selbstverständlich können Sie alle drei Verfahren auch in einem Wahlgang kombinieren. Im Folgenden erklären wir Ihnen die übrigen Optionen beim Einrichten der Wahlvorschläge:

Wählergruppen: Unterteilen sich Ihre Nominierungsberechtigen in verschiedene Wählergruppen? Die Einrichtung der Wählergruppen funktioniert wie bei der POYAS Online-Wahl. Mehr dazu >

Export/Import: Die Wahlvorschläge können auch im Excel-Format ex- bzw. importiert werden. Nutzen Sie zum Import die praktische Excel-Vorlage, die Sie unter dem Tab „Import“ finden.

POLYAS-Tipp: Sie möchten den Nominierenden die Möglichkeit geben, Dateien wie Einverständniserklärungen, Listen mit Stützunterschriften oder Informationen zu den Kandidierenden hochzuladen? Dann buchen das Feature „Datei-Upload während der Nominierung“, welches Sie unter dem Tab „Features“ im Online-Wahlmanager finden. Anschließend können Sie das Hochladen von Dateien in den Regeln für die Nominierung festlegen.

Liste der Vorschlagsberechtigten für die Nominierungsplattform einrichten

Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten erstellen

Legen Sie nun fest, wer nominieren darf. Klicken Sie auf den Tab „Vorschlagsberechtigte“. Bei der POLYAS Nominierungsplattform haben Sie dafür zwei unterschiedliche Möglichkeiten: Entweder Sie erstellen die Liste der Vorschlagsberechtigten manuell, oder sie laden das Verzeichnis als Excel-Datei hoch.

Upload des Verzeichnisses: Gerade bei einer großen Anzahl von Nominierungsberechtigten empfiehlt es sich, die Liste der berechtigten Personen hochzuladen. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und dann auf „Import“. Hier finden Sie eine praktische Excel-Vorlage, die Sie zum Erstellen Ihres Verzeichnisses verwenden können.

Manuelles Einrichten: Für das manuelle Einrichten reicht es, wenn Sie die E-Mail-Adressen der Nominierungsberechtigten in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. Mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol und einem weiteren auf „Attribute“ können Sie Ihrer Liste weitere Spalten hinzufügen, z. B. Vor- und Nachname der Vorschlagsberechtigten oder eine Mitgliedsnummer.

Festlegen der ID: Eins der Attribute dient als ID, welche zusammen mit dem von POLYAS generierten Passwort die Zugangsdaten zur Online-Nominierung bildet. Wählen Sie zum Beispiel die E-Mail-Adresse oder die Mitgliedsnummer der Vorschlagsberechtigten aus, indem Sie das Kreis-Symbol in der entsprechenden Spalte anklicken.

POLYAS-Tipp: Das Einrichten Ihres digitalen Verzeichnisses funktioniert bei der Online-Nominierung genau wie bei der Online-Wahl. Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung >

So richten Sie eine Einladung für die Nominierungsplattform ein

Test durchführen, Zeitraum festlegen, und Einladung verschicken

Um das Einrichten der POLYAS Nominierungsplattform abzuschließen, sind nun nur noch wenige Schritte erforderlich. Diese führen Sie im Tab „Übersicht“ durch:

  • Nominierung testen: Klicken Sie rechts unten auf den Button „Testen“, um zu überprüfen, ob Sie Ihre Online-Nominierung korrekt eingerichtet haben. Die Einladung zum Testen kann an bis zu fünf Personen verschickt werden.
  • Zeitraum festlegen: Klicken Sie im Online-Wahlmanager auf den Tab „Übersicht“ und dann auf den Link neben „Abstimmungszeitraum“. In dem sich öffnenden Modalfenster klicken Sie nun auf den Tab „Zeitraum“. Die E-Mail-Einladungen für die Vorschlagsberechtigten werden zu dem Zeitpunkt verschickt, den Sie als Startpunkt für Ihre Online-Nominierung festlegen.
  • Einladung gestalten: Klicken Sie im Online-Wahlmanager auf den Tab „Übersicht“ und dann auf den Link neben „Einladung“. Klicken Sie nun in dem sich öffnenden Modalfenster auf den Tab „Einladung“. Den Text der E-Mail können Sie anpassen. Nur die Platzhalter Benutzer-ID und Passwort sollten Sie nicht löschen, denn hier werden automatisch die Zugangsdaten für die Vorschlagsberechtigten eingefügt. Allerdings können Sie weitere Platzhalter einfügen.
  • Nominierung bezahlen und starten: Mit der Bezahlung starten Sie Ihre Nominierung zum zuvor ausgewählten Zeitpunkt. Klicken Sie dazu auf „Fertigstellen“. Unsere Preise finden Sie hier >

POLYAS-Tipp: Auch das Testen, Festlegen eines Zeitraums und Erstellen der Einladung funktioniert auf der Nominierungsplattform analog zur Online-Wahl. Schauen Sie sich für weitere Informationen daher in unserem Hilfecenter für die Online-Wahl um. Mehr erfahren >

So laden Sie das Ergebnis in der Nominierungsplattform herunter

Fertige Wahlvorschläge herunterladen

Sobald die Einladungen verschickt sind, können Sie über den Tab „Nominierungen“ die eingegangenen Wahlvorschläge jederzeit als Excel-Datei herunterladen.

Sobald die Online-Nominierung abgeschlossen ist, können Sie den Status der Nominierung sowie alle eingereichten Wahlvorschläge im Tab „Nominierungen“ herunterladen. Dabei stehen Ihnen die Datei-Formate Excel und PDF zur Verfügung. Sofern Sie das Feature „Datei-Upload“ gebucht haben, können Sie zusätzlich die von den Vorschlagsberechtigten hochgeladenen Dateien als ZIP-Datei herunterladen.