Wahlen, wie z. B. Vorstands- oder Vereinswahlen müssen richtig geplant werden, damit sie reibungslos durchgeführt werden können. Jede Wahl ist nur so gut, wie Wahlleiter, Wahl-Komitee oder Wahl-Vorstand sie vorbereitet haben.
Gewusst wie, ist hier halb gewonnen: Deshalb finden Sie bei uns ab sofort die Blogserie „Praxis-Tipps für die Planung von Wahlen“, in der wir Sie bei den einzelnen Schritten der Wahlplanung für das erfolgreiche Wahlmanagement begleiten. In diesem ersten Praxis-Tipp geht es um die Aktualität aller Kontaktdaten, wie sie z. B. eine Vereinsverwaltung oder ein Vereinsmanagement überprüfen kann.
Aktuelle Anschriften und mehr E-Mail-Adressen
Jede Kampagnenmaßnahme für Ihre Wahl ist ineffektiv und verursacht unnötige Kosten, wenn das Wählerverzeichnis nicht aktuell ist. Anschriften, die nicht mehr stimmen, oder E-Mail-Adressen, die ins Leere laufen – und schon ist ein Großteil der Mühe umsonst. Überprüfen Sie Ihre Arbeitnehmer-Datenbank oder (bei Wahlen im Verein) Ihre Mitgliederliste deshalb im Vorfeld. Achten Sie dabei auf alle Angaben, die Sie für den Startschuss brauchen. Die folgende Liste hilft Ihnen, das zu überprüfen.
1. Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer?
Der erste Schritt der Wahlvorbereitung: Sind alle Kontaktdaten der Wahlberechtigten vollständig und auf dem neuesten Stand? Klopfen Sie alles noch einmal ab – auch von Kollegen oder Mitgliedern, bei denen Sie sich eigentlich sicher sind. Es kann sich immer etwas geändert haben.
Bei E-Mail-Adressen lohnt sich ein Testversand mit einer geeigneten E-Mail-Software. Hier können Sie schnell und einfach über den Versandbericht identifizieren, welche E-Mail-Adressen nicht mehr erreichbar sind.
2. E-Mail-Adresse vorhanden?
Digitale Kontaktaufnahme geht schnell und spart Kosten. Gerade auch in Verbindung mit der Möglichkeit der Online-Stimmabgabe. Besonders praktisch: Der aktuelle Wahlfortschritt, Hochrechnungen, Wahlerinnerungen – all das lässt sich bequem und schnell per E-Mail versenden und erhöht die Motivation, sich an der Wahl zu beteiligen.
3. Neuzugänge vs. Ehemalige
Ehemalige Mitarbeiter oder Vereinsmitglieder, die noch in der Kartei schlummern, können unnötige Kosten verursachen. Man denke hier einfach nur an den postalischen Versand von Wahl-Informationen oder -Unterlagen. Hier lohnt es sich also, alles einmal auf den neuesten Stand zu bringen.
Bei Neuzugängen kann es passieren, dass sie noch nicht in der Datenbank eingetragen oder auf allen relevanten E-Mail-Verteilern hinzugefügt sind. Hier lohnt sich auch noch mal ein scharfer Blick, denn sonst erreicht diese Wahlberechtigten keine Kommunikation zur Wahl. Und vergessen Sie auch nicht Ihre Kandidaten – meist sind diese ebenso wahlberechtigt und werden gern übersehen, weil sie ja schließlich selbst zur Wahl stehen.
Wahlorganisation ist vor allem Fleißarbeit
Das Aufpolieren der eigenen Datenbank bzw. Mitgliederliste ist eine Menge Fleißarbeit und kostet Zeit durch Nachfragen und Telefonate, bzw. Test-E-Mails. Das ist allerdings investierte Zeit, die sich lohnt – da Sie hintenrum eine Menge Kosten sparen und Ihre Wahlkommunikation auch dort ankommt, wo sie ankommen soll.
Schließlich ist ein aktuelles und umfassendes Wählerverzeichnis auch deshalb wichtig, damit Sie sicherstellen können, dass jeder Wahlberechtigte Zugang zu Wahl-Informationen und Stimmabgabe hat. Der freie Zugang zur Wahl ist Voraussetzung für jedes demokratische System – und das sollte nicht an kleinen Hürden, wie fehlender oder fehlgeleiteter Kommunikation, scheitern.