Welches war das letzte Business-Event, das Sie besucht haben? Und was ist Ihnen davon besonders positiv in Erinnerung geblieben? Vielleicht war es ja die schicke Location, die der Veranstaltung einen passenden Rahmen verschafft hat. Dann haben die Event-Veranstalter einen guten Job gemacht. Es ist nicht leicht, die passende Location zu finden, die die Anforderungen an Erscheinungsbild, Flexibilität und Budget gleichermaßen abdeckt. Und mit dem zunehmenden Trend hybrider Veranstaltungen ergeben sich zusätzliche Herausforderungen. Mit unserer kostenfreien POLYAS Checkliste für hybride Event-Locations haben Sie ein gutes Werkzeug, um Ihr Event-Jahr 2022 erfolgreich zu planen.
Sicherlich werden Sie für Ihre (hybriden) Veranstaltungen im nächsten Jahr eine umfangreiche Recherche nach passenden Räumlichkeiten betreiben – sofern Sie nicht bereits aus den vergangenen Jahren eine Stamm-Location haben, die Sie immer wieder buchen. Unsere Checkliste für geschäftliche Events soll Ihnen zum einen dabei helfen, bei der Erstanfrage nichts Wichtiges zu vergessen und zum anderen die Auswahl unter den favorisierten Locations zu erleichtern.
Checkliste: So finden Sie die perfekte Location für Ihr hybrides Event
Nachfolgend werden wir die einzelnen Punkte der Checkliste kurz erklären und Ihnen ein paar wichtige Bonus-Tipps für Ihre Veranstaltungsplanung im nächsten Jahr geben.
1. Adresse: Wo befindet sich die Location?
Stellen Sie sicher, dass Ihre Location gut erreichbar ist. Je besser die Anbindung, desto höher die Teilnehmerquote. Denken Sie daran, dass Ihre Teilnehmer:innen sowohl mit dem Auto als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Die Location sollte daher für verschiedene Optionen der Anreise gut angebunden sein, Parkplätze für Ihre Gäste inklusive.
Sofern Sie sich zwischen verschiedenen Städten entscheiden können, überlegen Sie vorab, wo Ihre meisten (potenziellen) Kund:innen sind und richten Sie den Ort danach aus.
2. Kosten allgemein: Ist die Location passend für Ihren Geldbeutel?
Oftmals ist die Raummiete einer der größten Kostenblöcke bei einem Business-Event. Wenn Sie mehrere Angebote anfragen, werden Sie schnell feststellen, dass die Preisunterschiede zwischen verschiedenen Locations enorm sind. Manchmal ist auf den ersten Blick nicht ersichtlich, warum. Fragen Sie daher nach, was genau in diesem Preis inkludiert ist und stellen Sie die Preise gegenüber.
Unser Tipp: Setzen Sie sich ein Maximal-Budget für die Raummiete und teilen Sie dies potenziellen Event-Locations direkt in der ersten Anfrage mit. So vermeiden Sie unnötige Abstimmungen, bevor Sie sich zum wesentlichen Thema geeinigt haben.
3. Kosten speziell: Vorsicht vor versteckten Extra-Positionen!
Einige Event-Locations locken Kund:innen mit sehr günstigen Raummieten. Auf den ersten Blick erfüllen sie alle Anforderungen und sind schnell gebucht. Auf den zweiten Blick stellt der Veranstalter dann aber fest, dass viele selbstverständliche Punkte extra berechnet oder zu horrenden Preisen angeboten werden. So kann es sein, dass Sie für eine Flasche Wasser um die zehn Euro zahlen müssen, das WiFi für jeden Ihrer Gäste extra buchen müssen oder ein Beamer mit Leinwand im Konferenzraum mal eben für 500,- EUR pro Event berechnet wird.
Klären Sie daher alle wichtigen Punkte vorher ab und fragen Sie nach, welche Kostenblöcke in der Regel bei einer Veranstaltung zusätzlich berechnet werden.
4. Technik: Welche Event-Technik ist verfügbar?
Grundsätzlich gilt die Faustregel: Je mehr Teilnehmer:innen Ihr Event hat, umso mehr Technik benötigen Sie. Denn schließlich sollen auch die Gäste in den hinteren Reihen Ihrer Veranstaltung genauso gut folgen können wie die Gäste, die ganz vorne sitzen.
Eine besondere Komponente bei einer hybriden Veranstaltung ist die Streaming-Technik. Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass Ihre Zuschauer:innen, die sich remote einwählen, nicht außen vor sind. Manche Event-Locations arbeiten mit Technik-Dienstleistern zusammen, auf die Sie dafür direkt zurückgreifen können. In einigen Fällen kann es sich aber auch lohnen, externe Event-Technik und Streaming-Dienstleister anzufragen. numeo oder AVENTEM digital sind einige Beispiele, die Rundum-Lösungen inklusive der passenden Event-Landingpage für alle Online-Gäste anbieten.
5. Erscheinungsbild: Passt die Location zu Ihnen und Ihrem Thema?
Überlegen Sie sich, welche Art von Räumlichkeit am besten zu Ihrer Firma und/oder dem Thema Ihrer Veranstaltung passt. Dreht sich Ihr hybrides Event beispielsweise um die neusten Trends Ihrer Branche, ist es ratsam, auf einen modernen, futuristischen Raum zu setzen anstatt sich für eine gemütliche und traditionelle Location zu entscheiden.
Denken Sie auch daran, welches Bild Sie bei (potenziellen) Kund:innen hinterlassen. Denn falls Sie sich für eine extrem kostspielige Location entscheiden, können manche Kund:innen vielleicht die Frage stellen, ob Sie „ihr Geld zum Fenster herauswerfen“. Aber natürlich kommt es auch immer auf den Anlass und die Zielgruppen Ihrer Veranstaltung an. Denn genau die exklusivste Location kann manchmal perfekt sein.
6. Einzigartigkeit: Hat Ihre Location den „Da wollte ich schon immer hin“-Faktor?
Sie planen ein neues Event und haben noch keine große Markenbekanntheit oder Kundenbindung? Dann kann es eine gute Idee sein, eine ganz besonders spannende Location für Ihr Event auszuwählen. Denn mit dem „Da wollte ich schon immer hin“-Faktor überzeugen Sie vielleicht auch den einen oder anderen Gast, der es sich sonst zweimal überlegt hätte. Und dann können Sie ihn oder sie im nächsten Schritt von Ihren Inhalten begeistern.
Erste Ideen hierfür wären beispielsweise eine Schiffsfahrt, ein Event auf dem Fernsehturm oder in dem berühmtesten Prestige-Lokal Ihrer Stadt.
7. Flexibilität: Ist die Anzahl der Gäste anpassbar?
Zu Zeiten von Corona kann die Event-Planung schwierig sein. Wenn Sie heute ein Event für das nächste Halbjahr planen, wissen Sie noch nicht, welche Regeln es in puncto Kontaktbeschränkungen etc. geben wird. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine Location auswählen, die Ihre gewünschte Maximalzahl an Teilnehmer:innen gut bedienen kann und gleichzeitig flexibel ist, sofern es neue Regelungen gibt – und natürlich auch für den Fall, dass die Mehrheit Ihrer Teilnehmer:innen lieber online an Ihrem Event partizipiert.
8. Empfehlungen: Hat Ihre Location einen guten Ruf?
Bevor Sie eine konkrete Anfrage an eine Räumlichkeit senden, oder sich final für diese entscheiden, machen Sie einen kurzen Check in gängigen Bewertungsportalen für Locations oder Hotels – sofern Sie sich für einen Meeting-Raum in einem Hotel entscheiden. Lesen Sie die Bewertungen anderer Veranstalter aufmerksam durch um sicherzustellen, dass Sie nicht auch auf den einen oder anderen Punkt „hereinfallen“.
Natürlich sind Empfehlungen grundsätzlich das A und O. Idealerweise erhalten Sie auch auf Nachfrage in Ihrem Netzwerk eine passende Empfehlung für eine Location.
9. Catering: Können Sie Ihre Gäste verwöhnen?
Ein gutes Catering ist ein wichtiger Punkt für eine gelungene Event-Organisation. Manche Locations arbeiten direkt mit festen Caterern zusammen. Da können Sie sich in der Regel darauf verlassen und wissen, was Sie bekommen. Allerdings kann es manchmal auch günstiger sein, auf einen externen Caterer zurückzugreifen, z. B. ein gutes Restaurant mit tollen Bewertungen aus der Nachbarschaft.
Unser Tipp: Klären Sie im Vorfeld mit dem Betreiber der Räumlichkeit, welche Möglichkeiten Sie haben und stellen Sie die Preise gegenüber. Denken Sie auch an Optionen für Veganer und Vegetarier sowie für Menschen mit Nahrungsmittelunverträglichkeiten.
10. Ansprechpartner: Haben Sie einen guten Eindruck bei der Buchung?
Manchmal kann es richtig sein, auf Ihr Bauchgefühl zu hören. Beobachten Sie genau, wie die ersten Gespräche mit den Ansprechpartner:innen Ihrer Event-Location laufen: Reagieren sie flexibel? Hören sie gut zu? Gehen sie auf Ihre Wünsche ein? Haben Sie das Gefühl, dass nicht alle Änderungen extra berechnet werden?
Es ist wichtig, dass Sie einen guten Draht zu den Ansprechpartner:innen Ihrer Event-Location haben, denn dann müssen Sie während des eigentlichen Events weniger Kämpfe ausfechten.
Bonus-Tipp
In Zeiten von Corona sollten Sie auch nachfragen, was die Stornierungsoptionen für Ihr Event sind. Können Sie kostenfrei und flexibel stornieren, falls Ihr hybrides Event nicht vor Ort stattfinden kann? Was sind die Fristen hierfür? Und sind Sie danach an die Location gebunden oder können Sie das Event auch komplett ausfallen lassen, falls sich Ihre Unternehmensziele ändern sollten?
Haben Sie Fragen oder weitere Anregungen und Tipps für die perfekte Event-Location? Melden Sie sich gerne oder hinterlassen Sie ein Kommentar unter diesem Blogpost.
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