Neue Zeiten bietet zahlreiche neue Event-Formate: hybride Veranstaltungen, rein digitale Events und die altbekannten Offline-Formate, die inzwischen auch wieder stärker umgesetzt werden. Die Pandemie hat die Event-Branche vor eine enorme Herausforderung gestellt. Gleichzeitig sind dadurch aber auch neue kreative Veranstaltungsformen entstanden, die oftmals eine zentrale digitale Komponente haben. Event-Experte Tobias Dillberger von Pollonis gibt in diesem Interview einen spannenden Überblick über die aktuellen Entwicklungen. Darüber hinaus verrät er uns 5 Tipps für die Planung von erfolgreichen Events.
1. Können Sie sich bitte kurz vorstellen?
Mein Name ist Tobias Dillberger, ich bin Gründer und Geschäftsführer von Pollonis. In der Veranstaltungsbranche bin ich mittlerweile schon über 15 Jahre tätig. Die letzten Jahre war ich auf Unternehmensseite verantwortlich für den Event-Bereich. Davor war ich viele Jahre auf Agenturseite tätig.
2. Die Event-Branche musste in den letzten beiden Jahren viel durchmachen. Was waren die einschneidendsten Veränderungen?
Es gab so viele „Veränderungen“. Das einzige Wort, was mir angemessen erscheint, wäre „dramatisch“. Neben all den negativen Auswirkungen der Pandemie auf die Veranstaltungswirtschaft gab es aber durch das Entdecken der digitalen Möglichkeiten ein paar Lichtblicke. Ich glaube, Veranstaltungsformate und Teilhaben wurden zwangsläufig so intensiv hinterfragt und neu gedacht, wie in den 2.500 Jahren davor nicht.
3. Welche Chancen sind aus diesen Veränderungen entstanden?
Es sind neue Teilnahmemöglichkeiten entstanden, die keine physische Präsenz erfordern. Und damit meine ich nicht nur die Möglichkeit, einer Veranstaltung passiv zu folgen, sondern vor allem aktive Partizipation. Vielleicht klingt das etwas pathetisch, aber ich sehe die Chance, die Welt etwas demokratischer zu machen, indem man mehr Menschen die Möglichkeit gibt, ihr Stimmrecht auszuüben.
4. Was werden kurz-, mittel- und langfristig die gängigen Event-Formate für Unternehmen und Organisationen sein?
Ich bin überzeugt, dass hybride Veranstaltungsformate sich fest etablieren werden. Man muss diese Option den Zielgruppen anbieten, so dass diese sich ihren Bedürfnissen und dem Veranstaltungsangebot entsprechend für die für sie sinnvollste Teilhabe entscheiden können. Ich habe viele Aussagen gelesen, dass „Präsenz-Veranstaltungen das beste Format sind und diese durch nichts zu ersetzen sind“. Ich glaube, niemand stellt in Frage, dass Präsenz-Veranstaltungen Aspekte bieten, die nie zu 100% im Digitalen abgebildet werden können. Die digitale Teilnahme sehe ich als Ergänzung, wenn die Alternative früher „keine Teilnahme“ gewesen wäre. Die Teilnahme an einer weit entfernten Konferenz bedeutete bislang immer einen hohen Zeitaufwand. Jetzt kann ich mich auch für einzelne Programmpunkte „zuschalten“ und „abgespeckte“ Formen des Networkings funktionieren sogar auch.
5. Was sind die größten Herausforderungen für diese neuen Formate?
Eine digitale oder eine physische Teilnahme wird nie dasselbe sein, aber je gleichberechtigter beides ist, desto mehr profitiert die Veranstaltung beziehungsweise die Zielgruppe. Die Bedürfnisse der beiden Gruppen bestmöglich zu erfassen und die Veranstaltungen darauf zu adaptieren, ist sicherlich die größte Herausforderung. Und damit ist tatsächlich nicht nur die digitale Teilnahme gemeint, sondern auch bei der physischen Teilnahme sollte man diesen Punkt hinterfragen.
6. Welche 5 Tipps können Sie für die Planung eines erfolgreichen Events geben, insbesondere für Versammlungen oder Sitzungen?
- Früh anfangen zu planen, da die Kapazitäten in vielen Bereichen (Locations, Personal etc.) schon knapp werden
- Viel Vorlauf für die Recherche und Prüfung der neuen Partner für die digitale Teilhabe investieren
- Milestones setzen, bis wann Themen (um)entschieden werden können
- Mehrgleisig planen, sollte es zu Veränderungen bei den Corona-Auflagen kommen
- Die Erwartungshaltungen der verschiedenen Zielgruppen gut kennen
Als Zugabe: Nüsse sollen gut für die Nerven sein 🙂
7. In welchen Bereichen hilft Pollonis konkret bei der Umsetzung von Events weiter?
Ich hoffe, das ist nicht missverständlich, aber am besten in allen Bereichen. Früher hieß so etwas Full-Service-Agentur. Aufgrund unserer Erfahrung ist es am effektivsten, wenn wir früh unterstützen – vom Entwickeln des Veranstaltungsformats, dem Aufsetzen des Projekts, der Suche geeigneter Partnerfirmen, Feinplanung, Umsetzung und Nachbereitung.
Video-Tipp
Tobias Dillberger war Speaker unserer Veranstaltung „Hybride Events: Tipps, Tricks und Trends“.
>> Die Aufzeichnung seines Vortrags können Sie hier kostenfrei anschauen.