So müssen Sie Ihre Einladung zur Hauptversammlung gestalten

Einladung zur Hauptversammlung

Mindestens einmal im Jahr muss jede Aktiengesellschaft eine Hauptversammlung durchführen. Einberufen wird diese in der Regel vom Vorstand, der darüber mit einfacher Mehrheit abstimmt. Die Einladungen richten sich an alle Aktionäre. Stimmberechtigt sind auf der Hauptversammlung allerdings nur die Besitzer von Stammaktien.

Einladung der Aktionäre

Aktionäre, die Namensaktien besitzen, sind im Aktienregister eingetragen. Die Aktiengesellschaft kann ihm die Einladung zur Hauptversammlung eigenständig zukommen lassen. In der Regel wird der Versand jedoch von einer der Depotbanken vorgenommen, die die jeweiligen Aktieninhaber per Post informieren.

Der Depotinhaber kann seiner Bank jedoch eine Vollmacht ausstellen und sich auf diese Weise auf der Hauptversammlung vertreten lassen. Besitzt man Aktien im Ausland, muss man der Kapitalgesellschaft im Vorfeld mitteilen, dass man an der Hauptversammlung teilnehmen möchte.

Mit Polyas können Sie ihren Anteilseignern schon im Vorfeld der Hauptversammlung die Online-Stimmabgabe ermöglichen.

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Inhalt der Einladung zur Hauptversammlung

Wann eine Hauptversammlung regulär einberufen wird und somit die Einladung verschickt werden, ist in der Satzung der Aktiengesellschaft festgelegt. Zudem gibt es außerordentliche Hauptversammlungen, die laut Aktiengesetz einberufen werden können, wenn es „das Wohl der Gesellschaft“ fordert oder wenn eine Minderheit , deren Aktien mindestens fünf Prozent des Grundkapitals entsprechen, dies verlangt. Hierbei muss die Einladung mindestens 24 Tage (bei börsennotierten Unternehmen 30 Tage) zuvor versendet werden.

Lesen Sie hier, welche Aufgaben die Hauptversammlung hat

In der Einladung zur Hauptversammlung müssen verschiedene Angaben gemacht werden. Dazu gehören die Firma, der Sitz der Gesellschaft sowie Zeit, Ort und Tagesordnung der Hauptversammlung. Börsennotierte Gesellschaften müssen außerdem folgende Angaben machen:

  • Welche Voraussetzungen für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts erfüllt sein müssen
  • Welche Formulare nötig sind, um Stimmvollmachten auszustellen und wie der Aktiengesellschaft auf elektronischem Weg mitgeteilt werden kann, wer der Bevollmächtigte ist
  • Wie die Stimmabgabe per Brief oder Internet erfolgen kann
  • Welche Rechte die Aktionäre haben
  • Wie die Internetadresse der Gesellschaft lautet, auf der Informationen zur Hauptversammlung zu finden sind

Meist findet die Hauptversammlung am Sitz der Gesellschaft statt, so wie es § 121 des Aktiengesetzes vorsieht. Bei Unternehmen deren Aktien an der Deutschen Börse gehandelt werden, besteht auch die Möglichkeit die Hauptversammlung am Sitz der Börse durchzuführen.

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Verschiedene Versandarten

Die Einberufung der Hauptversammlung ist in sogenannten Gesellschaftsblättern bekannt zu machen. Diese werden der Einladung beigefügt und – sofern in der Satzung nicht anders festgelegt – per Post verschickt. Um die Einladungen zur Hauptversammlung auf dem elektronischen Weg zu versenden, kann die Gesellschaft einfach die Satzung anpassen.

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