Checkliste für Ihre virtuelle Abstimmung
Durch die Corona-Pandemie bedingt sind Versammlungen gerade nicht möglich. Wie Sie trotzdem Wahlen und Abstimmungen durchführen können, zeigen wir Ihnen anhand dieser Checkliste. Alles was Sie dafür benötigen, sind zwei Programme, die Sie simultan nutzen können: ein virtuelles Meeting-Tool und die POLYAS Wahlsoftware. So kann Ihre Veranstaltung digital stattfinden und Ihre Wahlberechtigten wählen ganz sicher von Zuhause aus.
Zur Vorbereitung der virtuellen Abstimmung
Zuerst zeigen wir Ihnen die Punkte, die Sie vor der Einrichtung Ihrer Wahl klären und erledigen sollten.
1. Zu Beginn müssen Sie die rechtlichen Voraussetzungen Ihrer Wahl überprüfen, also ob Ihre Satzung eine digitale Wahl erlaubt. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie Ihre Satzung diesbezüglich ändern. Gibt es Personen, die dies veranlassen müssen oder die die Wahl generell zuerst absegnen müssen? Klären Sie dies am besten bevor Sie weitere Schritte einleiten.
Mehr Informationen zu den rechtlichen Voraussetzungen erhalten Sie hier >
2. Spricht in der Satzung nichts gegen eine digitale Abstimmung, können Sie sich entscheiden, ob Sie eine Online-Wahl oder ein Live Voting durchführen möchten. Die Online-Wahl kann über mehrere Tage oder Wochen abgehalten werden. Wenn Sie die Wahl vor der Versammlung enden lassen, können Sie die Wahlergebnisse in Ihre Präsentation einbauen und alle Teilnehmer:innen erfahren zeitgleich die Ergebnisse. Ein Live Voting können Sie dagegen während des virtuellen Meetings ablaufen lassen. So können Sie Zwischenergebnisse sofort teilen und auch noch Abstimmungen kurzfristig hinzufügen oder streichen.
3. Sie suchen sich nun einen Dienstleister aus, mit dem Sie ihre virtuelle Abstimmung übertragen möchten. Der Dienstleister wird entweder die von Ihnen angegebenen E-Mail-Adressen verwenden, um eine Einladung mit einem Link zur Teilnahme an der Sitzung zu versenden oder Sie erhalten diesen Link und können ihn direkt teilen. Überlegen Sie sich auch, wann diese Einladung versendet werden soll.
4. Die wichtigste Frage ist natürlich, wer oder was soll gewählt werden bzw. über was abgestimmt werden soll. Schreiben Sie sich die Abstimmungen mit den Kandidat:innen und Antwortmöglichkeiten auf und denken Sie auch über die Reihenfolge nach. Hierzu können Sie auch unsere Stimmzettelvorlage verwenden, die Ihnen vor allem bei komplexeren Wahlen viel Zeit spart.
5. Anschließend erstellen Sie eine Liste aller Wahlberechtigten. Als Vorlage können Sie gerne eine schon vorhandene Liste Ihrer Mitglieder, Mitarbeiter:innen oder Teilnehmer:innen verwenden. Am besten Sie erfragen auch die E-Mail-Adressen der Wahlberechtigten, die Sie für die Einladung zum Meeting und zur Wahl benötigen. Dazu können Sie auch unsere praktische Wählerverzeichnis-Vorlage verwenden.
6. Der Online-Wahlmanager kann auf Wunsch nur einer bestimmten Gruppe an Wahlberechtigten einen oder mehrere Stimmzettel anzeigen. Dafür können Sie bestimmte Wahlberechtigte einer Wählergruppe zuordnen und dies im Wählerverzeichnis und auf dem Stimmzettel vermerken.
Schritte im POLYAS Online-Wahlmanager
Haben Sie alle Vorbereitungen getroffen und Informationen zusammengetragen, melden Sie ich am POLYAS Online-Wahlmanager an.
7. Sie können nun das POLYAS Service Angebot für ihre erste Wahl nutzen: Besuchen Sie das wöchentliche Webinar oder stellen Sie Ihre Fragen in der POLYAS Community.
8. Legen Sie nun Ihr Projekt an im POLYAS Online-Wahlmanager und erstellen Sie Ihre ersten Stimmzettel. Nachdem Sie alles eingerichtet haben, buchen Sie gegebenenfalls weitere Features dazu: Logo im Stimmzettel anzeigen, Wählergruppen einrichten… Mehr Informationen zu den Features finden Sie hier >
9. Sie haben alles konfiguriert und können jetzt die Online-Wahl oder das Live Voting nun starten. Im Online-Wahlmanager sehen Sie den Fortschritt der Wahl, welche Sie auch vor Ablauf des Wahlzeitraums beenden können. Bei einem Live Voting können Sie zusätzlich noch neue Stimmzettel hinzufügen.
10. Nun sind die Wahlberechtigten gefragt: Sie geben Ihre Stimme ab – anonym, sicher und von zuhause aus.
11. Nachdem Sie die Abstimmung beendet haben bzw. der Wahlzeitraum beendet ist, können Sie sich die Ergebnisse nach einer kurzen Bearbeitungszeit anzeigen lassen. Sie können sie als praktisches PDF ausgeben lassen und mit den Wahlberechtigten teilen. Beim Live Voting können Sie die Ergebnisse auch direkt mit den Wahlberechtigten teilen – zum Ende der Wahl, nach jeder Abstimmungsrunde oder beides.
POLYAS-Tipp: Sie möchten auch die Nominierung der Kandidat:innen einfach und sicher durchführen? Mit der Nominierungsplattform von POLYAS ist das kein Problem! Mehr Informationen dazu erhalten Sie hier >
Checkliste zum Erfolg
Mit dieser einfachen Checkliste können Sie Ihre Wahl oder Abstimmung erfolgreich online durchführen, ohne lästige Briefe zu verschicken oder die Gesundheit Ihrer Wahlberechtigten zu gefährden. Sie können Ihre Wahl nach Ihren Wünschen individualisieren und auch während der Corona Zeit eine erfolgreiche virtuelle Abstimmung durchführen.
