{"id":5024,"date":"2017-05-22T12:33:25","date_gmt":"2017-05-22T10:33:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/?p=5024"},"modified":"2017-05-22T13:59:38","modified_gmt":"2017-05-22T11:59:38","slug":"chancen-digitaler-verwaltung-die-e-akte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/de\/digitale-demokratie\/chancen-digitaler-verwaltung-die-e-akte","title":{"rendered":"Chancen digitaler Verwaltung: Die E-Akte"},"content":{"rendered":"<p>Digitale M\u00f6glichkeiten der Verwaltung und die E-Akte sind schon seit L\u00e4ngerem ein Thema, das Beh\u00f6rden, B\u00fcrger und Politik gleicherma\u00dfen besch\u00e4ftigt. Da Dokumente heutzutage in immer gr\u00f6\u00dferem Umfang und schneller erzeugt werden m\u00fcssen, ist es wichtig Verwaltungsprozesse zu modernisieren. Hierbei sind vor allem dezentrale Zugangsm\u00f6glichkeiten und flexible Zugriffszeiten von gro\u00dfer Bedeutung. E-Akten w\u00fcrden diese Anforderungen erf\u00fcllen, dennoch ist ihre Einf\u00fchrung umstritten. Doch kann man der E-Verwaltung im Zeitalter der Digitalisierung noch entgehen?<!--more--><\/p>\n<h3>Was ist eine E-Akte?<\/h3>\n<p>Die E-Akte ist im Prinzip nichts anderes als die digitale Speicherung der Daten einer bestimmten Papierakte.\u00a0In ihr werden also wie in einer klassischen Akte sachlich zusammenh\u00f6rige oder verfahrenstechnisch \u00e4hnliche Dokumente elektronisch gespeichert. Auch hinsichtlich ihrer Struktur sind E-Akten den Papierakten \u00e4hnlich. So finden sich auch in der elektronischen Form Aktendeckbl\u00e4tter oder Register. Allerdings ist das Wissen sowie der Zugriff auf die Akte durch das digitale Archivierungssystem nicht mehr personengebunden, sondern allgemein nutz- und einsehbar.<\/p>\n<h3>Vorteile der E-Akte<\/h3>\n<p>Die\u00a0digitale Aktenf\u00fchrung vereinfacht und beschleunigt die Verwaltung von Akten und Statistiken. So sind weniger personelle Ressourcen notwendig, um E-Akten zu pflegen und diese f\u00fcr andere Personen nutz- und einsehbar zu machen. Daher bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile:<\/p>\n<ul>\n<li>Die Daten sind Zeit- und Ortsunabh\u00e4ngig. Das hei\u00dft, dass diese zeitlich und r\u00e4umlich flexibel bearbeitet werden.<\/li>\n<li>E-Akten bieten Revisionssicherheit. Vor allem bei bestimmten Aufbewahrungs- und L\u00f6schfristen, die bei Rechnungen und Personalakten zu beachten sind.<\/li>\n<li>Eine gleichzeitige Aktenbearbeitung ist m\u00f6glich, womit Zeit und Aufwand gespart werden.<\/li>\n<li>Der Zuordnungs- und Suchaufwand l\u00e4sst sich vermindern und die\u00a0Langzeitarchivierung wird vereinfacht.<\/li>\n<li>Die E-Akte ist kosteng\u00fcnstiger und umweltfreundlicher als die klassische Papierarchivierung.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Unternehmen sparen mit der digitalen Archivierung sehr viel Platz \u2013 somit werden zum Beispiel Aktenschr\u00e4nke und Papierarchive abgel\u00f6st. Da durch die digitale Ablage vieles vereinfacht wird, spart man durch die Digitalisierung im Aktenbereich Zeit, Geld und Raum. Laut einer Studie liegt beispielsweise das Sparpotential einer Landesbeh\u00f6rde alleine bei den Personalkosten bei etwa 800.000 Euro. Trotz der Angst vor einer Manipulation der Daten durch Hacker, ist die Sicherheit von elektronischen Aktenallgemein betrachtet nicht geringer als die von Akten in Papierform. Teilweise sind Unterlagen auf Papier sogar leichter zu manipulieren als im Dateiformat.<\/p>\n<h3>Nachteile der E-Akte<\/h3>\n<p>Trotz der zahlreichen Vorteile wird auch \u00fcber Nachteile in Bezug auf die elektronische Archivierung diskutiert. Dabei wird meistens hervorgehoben, dass E-Akten schwieriger zu sch\u00fctzen w\u00e4ren als klassische Archive, die Papierakten benutzen. Dar\u00fcber hinaus entsteht ein hoher Aufwand f\u00fcr die digitale Erfassung \u2013 das Scannen sowie indexieren \u2013 von bestehenden Dokumenten in Papierform. Letztlich wird \u00fcber die Umsetzung und die Schulung des Personals diskutiert, das die neuen technischen Methoden der Archivierung erlernen m\u00fcsste.<\/p>\n<p>Wenn man sich f\u00fcr die Einf\u00fchrung einer E-Akte entscheidet, ist es wichtig gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und der IT die Anwender zu informieren und zu schulen, dann steht einer digitalen Archivierung nichts im Wege. Dass die Digitalisierung der Archive nicht zu umgehen ist, zeigt auch\u00a0das E-Government Gesetz vom August 2013. Dieses verpflichtet alle Bundesbeh\u00f6rden ab 2020 E-Akten zu benutzen.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/de\/digitale-demokratie\/grosse-erwartungen-digitale-exellenz-und-open-government-data\">Lesen Sie jetzt Weiteres zum Thema E-Government<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Digitale M\u00f6glichkeiten der Verwaltung und die E-Akte sind schon seit L\u00e4ngerem ein Thema, das Beh\u00f6rden, B\u00fcrger und Politik gleicherma\u00dfen besch\u00e4ftigt. Da Dokumente heutzutage in immer gr\u00f6\u00dferem Umfang und schneller erzeugt werden m\u00fcssen, ist es wichtig Verwaltungsprozesse zu modernisieren. Hierbei sind vor allem dezentrale Zugangsm\u00f6glichkeiten und flexible Zugriffszeiten von gro\u00dfer Bedeutung. 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