{"id":10144,"date":"2021-12-09T09:41:00","date_gmt":"2021-12-09T08:41:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/?p=10144"},"modified":"2021-12-08T09:41:45","modified_gmt":"2021-12-08T08:41:45","slug":"checkliste-location-hybrides-event","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/de\/veranstaltungen\/checkliste-location-hybrides-event","title":{"rendered":"Gratis Checkliste: Location f\u00fcr Ihr hybrides Event finden"},"content":{"rendered":"

Welches war das letzte Business-Event, das Sie besucht haben? Und was ist Ihnen davon besonders positiv in Erinnerung geblieben? Vielleicht war es ja die schicke Location, die der Veranstaltung einen passenden Rahmen verschafft hat. Dann haben die Event-Veranstalter einen guten Job gemacht. Es ist nicht leicht, die passende Location zu finden, die die Anforderungen an Erscheinungsbild, Flexibilit\u00e4t und Budget gleicherma\u00dfen abdeckt. Und mit dem zunehmenden Trend hybrider Veranstaltungen<\/a><\/span> ergeben sich zus\u00e4tzliche Herausforderungen. Mit unserer kostenfreien POLYAS Checkliste<\/a><\/span> f\u00fcr hybride Event-Locations haben Sie ein gutes Werkzeug, um Ihr Event-Jahr 2022 erfolgreich zu planen.<\/p>\n

<\/p>\n

Sicherlich werden Sie f\u00fcr Ihre (hybriden) Veranstaltungen im n\u00e4chsten Jahr eine umfangreiche Recherche nach passenden R\u00e4umlichkeiten betreiben – sofern Sie nicht bereits aus den vergangenen Jahren eine Stamm-Location haben, die Sie immer wieder buchen. Unsere Checkliste f\u00fcr gesch\u00e4ftliche Events soll Ihnen zum einen dabei helfen, bei der Erstanfrage nichts Wichtiges zu vergessen und zum anderen die Auswahl unter den favorisierten Locations zu erleichtern.<\/p>\n

\"Gratis<\/a><\/p>\n

Checkliste: So finden Sie die perfekte Location f\u00fcr Ihr hybrides Event<\/h2>\n

Nachfolgend werden wir die einzelnen Punkte der Checkliste kurz erkl\u00e4ren und Ihnen ein paar wichtige Bonus-Tipps f\u00fcr Ihre Veranstaltungsplanung im n\u00e4chsten Jahr geben.<\/p>\n

1. Adresse: Wo befindet sich die Location?<\/span><\/h3>\n

Stellen Sie sicher, dass Ihre Location gut erreichbar ist. Je besser die Anbindung, desto h\u00f6her die Teilnehmerquote. Denken Sie daran, dass Ihre Teilnehmer:innen sowohl mit dem Auto als auch mit \u00f6ffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Die Location sollte daher f\u00fcr verschiedene Optionen der Anreise gut angebunden sein, Parkpl\u00e4tze f\u00fcr Ihre G\u00e4ste inklusive.<\/p>\n

Sofern Sie sich zwischen verschiedenen St\u00e4dten entscheiden k\u00f6nnen, \u00fcberlegen Sie vorab, wo Ihre meisten (potenziellen) Kund:innen sind und richten Sie den Ort danach aus.<\/p>\n

2. Kosten allgemein: Ist die Location passend f\u00fcr Ihren Geldbeutel?<\/strong><\/span><\/h3>\n

Oftmals ist die Raummiete einer der gr\u00f6\u00dften Kostenbl\u00f6cke bei einem Business-Event. Wenn Sie mehrere Angebote anfragen, werden Sie schnell feststellen, dass die Preisunterschiede zwischen verschiedenen Locations enorm sind. Manchmal ist auf den ersten Blick nicht ersichtlich, warum. Fragen Sie daher nach, was genau in diesem Preis inkludiert ist und stellen Sie die Preise gegen\u00fcber.<\/p>\n

Unser Tipp: Setzen Sie sich ein Maximal-Budget f\u00fcr die Raummiete und teilen Sie dies potenziellen Event-Locations direkt in der ersten Anfrage mit. So vermeiden Sie unn\u00f6tige Abstimmungen, bevor Sie sich zum wesentlichen Thema geeinigt haben.<\/p>\n

3. Kosten speziell: Vorsicht vor versteckten Extra-Positionen!<\/strong><\/span><\/h3>\n

Einige Event-Locations locken Kund:innen mit sehr g\u00fcnstigen Raummieten. Auf den ersten Blick erf\u00fcllen sie alle Anforderungen und sind schnell gebucht. Auf den zweiten Blick stellt der Veranstalter dann aber fest, dass viele selbstverst\u00e4ndliche Punkte extra berechnet oder zu horrenden Preisen angeboten werden. So kann es sein, dass Sie f\u00fcr eine Flasche Wasser um die zehn Euro zahlen m\u00fcssen, das WiFi f\u00fcr jeden Ihrer G\u00e4ste extra buchen m\u00fcssen oder ein Beamer mit Leinwand im Konferenzraum mal eben f\u00fcr 500,- EUR pro Event berechnet wird.<\/p>\n

Kl\u00e4ren Sie daher alle wichtigen Punkte vorher ab und fragen Sie nach, welche Kostenbl\u00f6cke in der Regel bei einer Veranstaltung zus\u00e4tzlich berechnet werden.<\/p>\n

4. Technik: Welche Event-Technik ist verf\u00fcgbar?<\/strong><\/span><\/h3>\n

Grunds\u00e4tzlich gilt die Faustregel: Je mehr Teilnehmer:innen Ihr Event hat, umso mehr Technik ben\u00f6tigen Sie. Denn schlie\u00dflich sollen auch die G\u00e4ste in den hinteren Reihen Ihrer Veranstaltung genauso gut folgen k\u00f6nnen wie die G\u00e4ste, die ganz vorne sitzen.<\/p>\n

\"Checkliste<\/a>Eine besondere Komponente bei einer hybriden Veranstaltung ist die Streaming-Technik. Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass Ihre Zuschauer:innen, die sich remote einw\u00e4hlen, nicht au\u00dfen vor sind. Manche Event-Locations arbeiten mit Technik-Dienstleistern zusammen, auf die Sie daf\u00fcr direkt zur\u00fcckgreifen k\u00f6nnen. In einigen F\u00e4llen kann es sich aber auch lohnen, externe Event-Technik und Streaming-Dienstleister anzufragen. numeo<\/a><\/span> oder AVENTEM digital<\/a><\/span> sind einige Beispiele, die Rundum-L\u00f6sungen inklusive der passenden Event-Landingpage f\u00fcr alle Online-G\u00e4ste anbieten.<\/p>\n

5. Erscheinungsbild: Passt die Location zu Ihnen und Ihrem Thema?<\/span><\/h3>\n

\u00dcberlegen Sie sich, welche Art von R\u00e4umlichkeit am besten zu Ihrer Firma und\/oder dem Thema Ihrer Veranstaltung passt. Dreht sich Ihr hybrides Event beispielsweise um die neusten Trends Ihrer Branche, ist es ratsam, auf einen modernen, futuristischen Raum zu setzen anstatt sich f\u00fcr eine gem\u00fctliche und traditionelle Location zu entscheiden.<\/p>\n

Denken Sie auch daran, welches Bild Sie bei (potenziellen) Kund:innen hinterlassen. Denn falls Sie sich f\u00fcr eine extrem kostspielige Location entscheiden, k\u00f6nnen manche Kund:innen vielleicht die Frage stellen, ob Sie “ihr Geld zum Fenster herauswerfen”. Aber nat\u00fcrlich kommt es auch immer auf den Anlass und die Zielgruppen Ihrer Veranstaltung an. Denn genau die exklusivste Location kann manchmal perfekt sein.<\/p>\n

6. Einzigartigkeit: Hat Ihre Location den “Da wollte ich schon immer hin”-Faktor?<\/strong><\/span><\/h3>\n

Sie planen ein neues Event und haben noch keine gro\u00dfe Markenbekanntheit oder Kundenbindung? Dann kann es eine gute Idee sein, eine ganz besonders spannende Location f\u00fcr Ihr Event auszuw\u00e4hlen. Denn mit dem “Da wollte ich schon immer hin”-Faktor \u00fcberzeugen Sie vielleicht auch den einen oder anderen Gast, der es sich sonst zweimal \u00fcberlegt h\u00e4tte. Und dann k\u00f6nnen Sie ihn oder sie im n\u00e4chsten Schritt von Ihren Inhalten begeistern.<\/p>\n

Erste Ideen hierf\u00fcr w\u00e4ren beispielsweise eine Schiffsfahrt, ein Event auf dem Fernsehturm oder in dem ber\u00fchmtesten Prestige-Lokal Ihrer Stadt.<\/p>\n

7. Flexibilit\u00e4t: Ist die Anzahl der G\u00e4ste anpassbar?<\/strong><\/span><\/h3>\n

Zu Zeiten von Corona kann die Event-Planung schwierig sein. Wenn Sie heute ein Event f\u00fcr das n\u00e4chste Halbjahr planen, wissen Sie noch nicht, welche Regeln es in puncto Kontaktbeschr\u00e4nkungen etc. geben wird. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine Location ausw\u00e4hlen, die Ihre gew\u00fcnschte Maximalzahl an Teilnehmer:innen gut bedienen kann und gleichzeitig flexibel ist, sofern es neue Regelungen gibt – und nat\u00fcrlich auch f\u00fcr den Fall, dass die Mehrheit Ihrer Teilnehmer:innen lieber online an Ihrem Event partizipiert.<\/p>\n

\"Hybrides<\/a>8. Empfehlungen: Hat Ihre Location einen guten Ruf?<\/strong><\/span><\/h3>\n

Bevor Sie eine konkrete Anfrage an eine R\u00e4umlichkeit senden, oder sich final f\u00fcr diese entscheiden, machen Sie einen kurzen Check in g\u00e4ngigen Bewertungsportalen f\u00fcr Locations oder Hotels – sofern Sie sich f\u00fcr einen Meeting-Raum in einem Hotel entscheiden. Lesen Sie die Bewertungen anderer Veranstalter aufmerksam durch um sicherzustellen, dass Sie nicht auch auf den einen oder anderen Punkt “hereinfallen”.<\/p>\n

Nat\u00fcrlich sind Empfehlungen grunds\u00e4tzlich das A und O. Idealerweise erhalten Sie auch auf Nachfrage in Ihrem Netzwerk eine passende Empfehlung f\u00fcr eine Location.<\/p>\n

9. Catering: K\u00f6nnen Sie Ihre G\u00e4ste verw\u00f6hnen?<\/strong><\/span><\/h3>\n

Ein gutes Catering ist ein wichtiger Punkt f\u00fcr eine gelungene Event-Organisation. Manche Locations arbeiten direkt mit festen Caterern zusammen. Da k\u00f6nnen Sie sich in der Regel darauf verlassen und wissen, was Sie bekommen. Allerdings kann es manchmal auch g\u00fcnstiger sein, auf einen externen Caterer zur\u00fcckzugreifen, z. B. ein gutes Restaurant mit tollen Bewertungen aus der Nachbarschaft.<\/p>\n

Unser Tipp: Kl\u00e4ren Sie im Vorfeld mit dem Betreiber der R\u00e4umlichkeit, welche M\u00f6glichkeiten Sie haben und stellen Sie die Preise gegen\u00fcber. Denken Sie auch an Optionen f\u00fcr Veganer und Vegetarier sowie f\u00fcr Menschen mit Nahrungsmittelunvertr\u00e4glichkeiten.<\/p>\n

10. Ansprechpartner: Haben Sie einen guten Eindruck bei der Buchung?<\/span><\/h3>\n

Manchmal kann es richtig sein, auf Ihr Bauchgef\u00fchl zu h\u00f6ren. Beobachten Sie genau, wie die ersten Gespr\u00e4che mit den Ansprechpartner:innen Ihrer Event-Location laufen: Reagieren sie flexibel? H\u00f6ren sie gut zu? Gehen sie auf Ihre W\u00fcnsche ein? Haben Sie das Gef\u00fchl, dass nicht alle \u00c4nderungen extra berechnet werden?<\/p>\n

Es ist wichtig, dass Sie einen guten Draht zu den Ansprechpartner:innen Ihrer Event-Location haben, denn dann m\u00fcssen Sie w\u00e4hrend des eigentlichen Events weniger K\u00e4mpfe ausfechten.<\/p>\n

Bonus-Tipp<\/strong><\/span><\/h3>\n

In Zeiten von Corona sollten Sie auch nachfragen, was die Stornierungsoptionen f\u00fcr Ihr Event sind. K\u00f6nnen Sie kostenfrei und flexibel stornieren, falls Ihr hybrides Event nicht vor Ort stattfinden kann? Was sind die Fristen hierf\u00fcr? Und sind Sie danach an die Location gebunden oder k\u00f6nnen Sie das Event auch komplett ausfallen lassen, falls sich Ihre Unternehmensziele \u00e4ndern sollten?<\/p>\n

Haben Sie Fragen oder weitere Anregungen und Tipps f\u00fcr die perfekte Event-Location? Melden Sie sich gerne<\/a><\/span> oder hinterlassen Sie ein Kommentar unter diesem Blogpost.<\/p>\n

>> Laden Sie die POLYAS Checkliste f\u00fcr hybride Event-Locations kostenfrei hier herunter.<\/a><\/span><\/strong><\/p>\n

>> Sicheren Sie sich Ihren Platz bei unserem hybriden Event im Februar 2022.<\/a><\/span><\/strong><\/p>\n

>> Buchen Sie jetzt das rechtssichere POLYAS Live Voting f\u00fcr Ihr n\u00e4chstes Event!<\/strong><\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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Es gibt viele\u2026","rel":"","context":"In "Digitale Demokratie"","img":{"alt_text":"Videokonferenz-Tools f\u00fcr hybride Events","src":"https:\/\/i0.wp.com\/www.polyas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/Hybrides-Event-LP.png?resize=350%2C200&ssl=1","width":350,"height":200},"classes":[]}],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10144"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/284"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10144"}],"version-history":[{"count":21,"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10144\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":10193,"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10144\/revisions\/10193"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/10155"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10144"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10144"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.polyas.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10144"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}